{"id":5090,"date":"2020-02-12T12:27:12","date_gmt":"2020-02-12T11:27:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.integratecnologia.es\/la-innovacion-necesaria\/?p=5090"},"modified":"2023-12-26T18:03:35","modified_gmt":"2023-12-26T17:03:35","slug":"7-claves-para-automatizar-tus-procesos-empresariales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.integratecnologia.es\/la-innovacion-necesaria\/7-claves-para-automatizar-tus-procesos-empresariales\/","title":{"rendered":"7 claves para automatizar tus procesos empresariales"},"content":{"rendered":"\n<p>No cabe ninguna duda, un pilar fundamental para la eficiencia de una empresa es el dise\u00f1o de buenos procesos de trabajo. Pero \u00bfcu\u00e1ndo tenemos que procedimentar y para qu\u00e9? Aqu\u00ed van tres <strong>razones<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Si un trabajo es muy\nrepetitivo, dise\u00f1a un proceso para que todo el mundo que lo aborde solo tenga\nque seguir unos pasos claros y bien definidos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Si un experto sabe c\u00f3mo\nrealizar adecuadamente una tarea, debe dise\u00f1ar un proceso para compartir su\nconocimiento con otros compa\u00f1eros.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Si has tenido \u00e9xito en\nun trabajo, dise\u00f1a un proceso para volver a tener \u00e9xito. El gran reto no est\u00e1\nen hacer un proyecto exitoso sino en saber repetirlo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>De acuerdo, queda claro que <strong>procedimentar<\/strong> es importante para nuestra empresa, pero tambi\u00e9n es importante que un buen procedimiento no se quede como ese documento que escribi\u00f3 un d\u00eda un compa\u00f1ero, que lo colg\u00f3 en un repositorio que ya no me acuerdo d\u00f3nde est\u00e1 y que&#8230;bueno mejor hago las cosas a mi manera. Un buen proceso debe estar vivo en la empresa y en su actividad diaria. Un buen proceso debe estar actualizado. Un buen proceso debe ser conocido y accesible por toda persona que alguna vez tenga que realizar un trabajo similar.<\/p>\n\n\n\n<p>Hay un dato que me lleva a pensar que la cultura de procedimentar no est\u00e1 del todo asentada en las empresas: el uso de ERPs y CRMs est\u00e1 totalmente extendido y rara es la empresa que no cuenta con al menos una de estas dos herramientas de gesti\u00f3n. Pero \u00bfy los <strong>BPMs<\/strong> (Business Process Management) por qu\u00e9 no son tan comunes? Muchas empresas probablemente no habr\u00e1n o\u00eddo ni hablar de ellos.<\/p>\n\n\n\n<p>Quiero contar una serie de <strong>razones<\/strong> por las que pienso que no han tenido \u00e9xito a pesar de ser tan evidente que procedimentar es importante:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Muchas personas\npensar\u00e1n que procedimentar es lento y tedioso y no acorde con estos tiempos de\nagilidad e innovaci\u00f3n continua. Nada m\u00e1s lejos de la realidad. Lo que hace\nfalta son herramientas que permitan procedimentar r\u00e1pido y que permitan actualizar\nlas metodolog\u00edas de trabajo tan pronto como se descubre una forma mejor de\nhacer las cosas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Muchos BPMs del mercado\nest\u00e1n m\u00e1s orientados al analista del proceso, a la parte te\u00f3rica del mismo, que\na las personas que luego van a ejecutar el proceso en el d\u00eda a d\u00eda. Lo\nrealmente importante de una herramienta de automatizaci\u00f3n de procesos es que de\nverdad lleve todos los procesos a los empleados, que distribuya adecuadamente\nlas tareas y que permita medirlas en tiempo y plazo.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Los BPMs han intentado ser siempre algo m\u00e1s que distribuidores de tareas: han intentado ser canales transmisores de datos. Si ya tenemos una herramienta con las tareas \u00bfqu\u00e9 tal si le a\u00f1adimos algunos datos a rellenar? \u00bfqu\u00e9 tal si permitimos colgar documentos? \u00bfqu\u00e9 tal si cada expediente contiene 30 datos a rellenar en cada una de las fases del proceso? Todo esto complica mucho el dise\u00f1o de procesos, le a\u00f1ade complejidad innecesaria y en mi opini\u00f3n, entra en conflicto con otras herramientas mejores para tal prop\u00f3sito: pedidos, presupuestos, gesti\u00f3n documental, anal\u00edtica de proyectos, expedientes ya tienen sus propias aplicaciones y ning\u00fan BPM va a poder abordarlo todo. De hecho, muchos BPMs se abandonan porque no cubren adecuadamente todas estas necesidades y cuando lo intenta se hacen muy complejos de implementar.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Por lo tanto, si al llegar a este punto ya est\u00e1s convencido de que tu empresa necesita una herramienta de automatizaci\u00f3n de procesos, pero no quieres caer en los errores comentados arriba, aqu\u00ed van una serie de <strong>recomendaciones<\/strong> a la hora de elegir la herramienta m\u00e1s adecuada:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Busca herramientas\nf\u00e1ciles de comprender y\nsin excesiva complejidad, de forma que democratices el dise\u00f1o de procesos y no\nquede restringido s\u00f3lo a los analistas. Cualquier persona deber\u00eda poder\ncompartir su know how.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Agiliza la puesta en\nmarcha de los procesos. No\ndeber\u00eda costar m\u00e1s de una hora implementar un proceso y tenerlo listo para su\nuso por parte de los empleados implicados. Tu herramienta nunca debe cortarle\nlas alas a la innovaci\u00f3n y mejora continua.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Considera adecuadamente\nlas capacidades de\nasignaci\u00f3n de usuarios a cada tarea: asignar todos los usuarios participantes\nal inicio del proceso no suele ser lo \u00f3ptimo ni lo m\u00e1s realista. Adem\u00e1s,\nconsidera posibles repartos autom\u00e1ticos de tareas basados en repartici\u00f3n\nequitativa o seg\u00fan cargas. Puede ser interesante que sea el sistema quien asigne\ny distribuya tareas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>No te veas tentado a buscar en la herramienta, capacidades que vayan m\u00e1s all\u00e1 del reparto de tareas: completar datos de expedientes, rellenar formularios, calcular presupuestos, o almacenar documentos suelen ser funcionalidades muy bien cubiertas por otras herramientas. Probablemente, algunas de ellas ya las tengas en tu ecosistema IT. Para complementarlas, busca herramientas con altas capacidades de integraci\u00f3n de forma que no tengas que grabar datos o realizar acciones duplicadas en sitios diferentes. Por ejemplo, tu CRM podr\u00eda abrir instancias de procesos, la finalizaci\u00f3n de una tarea podr\u00eda lanzar un pedido en tu ERP o la subida de un archivo a tu gestor documental podr\u00eda cerrar autom\u00e1ticamente una tarea abierta.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Combina proyectos y\nprocesos en un mismo pool\nde tareas. Un proyecto no deja de tener una serie de tareas comunes que marcan\nla metodolog\u00eda y una serie de tareas particulares del propio proyecto. Con esta\ncombinaci\u00f3n, los empleados podr\u00e1n ver en su bandeja de tareas pendientes las\nrelacionadas con todos\nsus proyectos abiertos y con todos los procesos en los que se encuentren\nimplicados. Una s\u00edntesis perfecta para tener una visi\u00f3n global del d\u00eda a d\u00eda y\ndel trabajo pendiente.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Busca capacidades B2B\nde forma que entradas y\nsalidas de procesos de tus proveedores, clientes o partners se integren de\nforma autom\u00e1tica con las tareas de tus procesos, formando una red de\ncolaboraci\u00f3n multidireccional.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Busca la combinaci\u00f3n de\ngesti\u00f3n de tareas con\npartes de trabajo. Probablemente el 80% de las tareas de una persona est\u00e9n\nenmarcadas en proyectos y procesos definidos. Si el sistema sabe qu\u00e9 tareas\ntenemos abiertas, al final del d\u00eda te las sugerir\u00e1 para que rellenes tus partes\nde trabajo diario o incluso te las puede permitir cronometrar en tiempo real.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Si quieres empezar a automatizar de verdad tus procesos, l\u00e1nzate a buscar la mejor herramienta y saca del caj\u00f3n todo el valioso <strong>know how<\/strong> de tu empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Art\u00edculo redactado por Pablo Gallardo<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>No cabe ninguna duda, un pilar fundamental para la eficiencia de una empresa es el dise\u00f1o de buenos procesos de trabajo. Pero \u00bfcu\u00e1ndo tenemos que procedimentar y para qu\u00e9? 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