Cómo diseñar correctamente fichas técnicas de producto

¿Te has planteado alguna vez si los productos fabricados/elaborados/desarrollados en tu empresa están correctamente definidos? ¿A qué llamamos “correctamente definidos”?

Pues como dice una conocida canción…Depende… ¿De qué depende?

• Depende de la utilidad que queramos darle a la ficha técnica
• Depende del sector
• Depende del tipo de producto

Una ficha técnica es un tipo de documento que nos expone las características principales de algo, sea cual sea el objeto. El tipo de ficha técnica y la información que en ella se encuentre dependerá mucho de la finalidad de la misma. Lo importante a considerar es que toda ficha técnica posee propiedades distintivas y características técnicas del objeto. Podemos encontrar fichas de medicamentos, productos químicos, aparatos, alimentos, etc.

El formato de una ficha técnica es generalmente alargado y consta de numeraciones, viñetas, tablas o listados. Puede contener logotipos o imágenes que sirven de guía indicándonos las características básicas o principales.

En cuanto a la finalidad de una ficha técnica podemos destacar 2 usos principales:

Uso comercial

Cuando la ficha técnica de producto tiene una utilidad comercial, debe ser atractiva para el consumidor para captar la atención del comprador, pero además debe convertirse en una herramienta potente para el agente comercial durante la visita que le permita conocer el stock de los artículos y precios y ofertas especiales.

Para diseñar la ficha de producto comercial perfecta y competitiva debería contener información del tipo:

• Datos generales: 
  • Código
  • Descripción
  • Observaciones – Descripción detallada
  • Código de barras
  • Imágenes atractivas y de calidad
  • Multimedia
• Clasificación: Catálogo / familia / subfamilia / tipo de artículo / modelo.
• Logística: Medidas / peso / volumen / unidades por caja y pallets.
• Venta: Venta mínima / incremento de venta / muestras y puntos (regalos en función de la compra).
• Ficha de stock: stock disponible / stock pendiente de recibir / fecha de entrada prevista.
• Idiomas: Traducciones de los datos.
• Tarifas y precios: Precios generales / precios de tarifa / precios especiales por cliente / promociones temporales, descuentos, regalos,…
• Productos relacionados: Productos relacionados / productos alternativos.
• Marcas.

Uso interno (Producción)

Cuando la ficha técnica de un producto tiene como finalidad un uso interno, de cara a la fabricación o producción del producto en sí mismo, recoge datos claves de forma clara y concisa, y de las características técnicas del producto. Esta información servirá también de referencia para clasificar los productos como “Producto Conforme” o “Producto No Conforme” tras pasar los correspondientes controles de calidad.

Los datos que se presentan en la ficha, así como su correcta redacción, son importantes para garantizar la satisfacción del consumidor final, especialmente en los casos donde la incorrecta utilización del producto puede causar daños personales o materiales, e incluso cargar con responsabilidades civiles o penales.

Estas fichas deben estar revisadas, aprobadas, actualizadas y firmadas por la empresa (generalmente por el Responsable de Calidad).

Para diseñar la ficha de producto de producción perfecta y competitiva que permita producir un producto con las garantías de calidad que le corresponden, debería contener información del tipo:

• Datos relevantes para su fabricación.
• Datos que permitan clasificarlo.
• Información de los distintos formatos en que pueden encontrarse: peso, tipo de envase.
• Etiquetas a colocar en el envase del producto.
• Datos importantes de cara a garantizar la seguridad y calidad del mismo (parámetros a comprobar en control de calidad).

Para contar con las mejores fichas de producto tanto comerciales como de producción, toda empresa debería contar con un sistema de generación de fichas de producto que de forma sencilla permita:

• Definir los datos técnicos de los productos de forma clara, concisa y ágil.
• Validar las fichas por parte de los responsables de calidad.
• Generar de forma automática dos tipos de fichas: formato comercial y formato producción.
• Que permita realizar los controles de calidad correspondientes en base a los parámetros definidos.

En Integra contamos con un equipo de expertos y las soluciones tecnológicas para realizar este proceso. ¿Hablamos?