Si has buceado por las distintas aplicaciones de Office365 (pulsando en los cuadritos de arriba a la izquierda de tu suscripción de Office), quizá te hayas dado cuenta que aparece un nuevo elemento llamado Microsoft Forms Pro, y la pregunta es: ¿y en qué se diferencia del anterior Microsoft Forms?
En primer lugar, Microsoft Forms sigue existiendo y tiene la misma capacidad de crear formularios y encuestas online y compartirlos internamente o externamente en una organización (sí, vale, se parece mucho a Google Forms!)
Pero con Microsoft Forms Pro el tema de compartir formularios da un paso más ya que la mayor diferencia es que estos nuevos formularios tienen su propio sistema de análisis de datos (basado en plantillas de PowerBI) y la capacidad de integrarlos dentro de correos electrónicos, en una aplicación móvil con PowerApps o dentro de un proceso de transformación de datos con Microsoft Power Automate (el anteriormente conocido como Microsoft Flow)
Otras diferencias con su hermano pequeño Microsoft Forms son:
- Se pude dar formato al título y a la descripción del formulario.
- Se pueden almacenar las preguntas y las respuestas en CDS (Common Data Services) y recoger valores de entidades guardadas en CDS.
- Capacidad para tener una sola respuesta por persona.
- Personalizar el pie de la encuesta.
- Poder crear parámetros adicionales para agregar más valores según sea necesario.
- Se pueden ocultar respuestas según ciertos parámetros.
- Es posible ocultar el número de la pregunta en las encuestas.
- Navegar a una nueva encuesta de seguimiento basada en la respuesta dada a una pregunta específica una vez enviada la encuesta, o a una URL específica.
- Si una pregunta no es igual a una respuesta específica, o mayor que, o menor que, determinar el paso siguiente.
- Ramificaciones en el paso entre las preguntas de la encuesta con SI/NO y Verdadero/Falso.
- Integración con el CRM Dynamics 365.
- Las respuestas individuales pueden exportarse a Excel.
- Búsqueda en las respuestas entre fechas, por nombre o por email.
- Estadísticas promedio de la encuesta y de las respuestas individualmente.
- Muestra una nube de palabras para comentarios positivos y negativos de los encuestados.
- Permite incrustar el código de la encuesta en una ventana emergente de una página web o al seleccionar un botón de la web.
- Se pueden pasar parámetros a la encuesta desde una página web.
- Se puede enviar la encuesta por correo electrónico utilizando su funcionalidad integrada.
- Se pueden crear plantillas de correo electrónico personalizadas con cualquier elemento HTML, incluyendo el nombre y apellidos del destinatario.
- Tienen la opción de cancelación de la suscripción.
- Los destinatarios pueden ser importados desde Excel o CSV.
- Se pueden enviar a destinatarios de la organización de Office365.
- Se puede configurar un Microsoft Flow usando una plantilla que se puede utilizar para activar una encuesta cuando ocurran eventos en CDS. Por ejemplo, cuando se resuelve un caso, cuando un cliente potencial está calificado o cuando se cumple un pedido.
- Permite configurar un Microsoft Flow desde el blanco, estableciendo los propios disparadores y acciones según sus requisitos.
- Se puede integrar como un elemento más, dentro de una PowerApp sustituyendo o acompañando al sistema de formularios de Microsoft PowerApps.
Todas estas mejoras de Microsoft Forms Pro respecto a su hermano Microsoft Forms, hacen que se le pueda sacar mucho más jugo al producto y sea una herramienta ideal para nuestras campañas de marketing, encuestas internas o externas, integraciones en web, etc.
Artículo redactado por José Antonio Perna
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