Diseñando el software de gestión del trabajo perfecto

En este mercado competitivo actual en el que nos encontramos la demanda de herramientas de gestión del trabajo crece cada día más y más, apareciendo nuevas herramientas y funcionalidades para intentar cubrir las necesidades de las empresas tanto a nivel tecnológico como estratégico. 

Cada vez más, las empresas se encuentran con la necesidad de herramientas colaborativas que les permitan plasmar y/u optimizar su mapa de procesos, que sería una representación visual del flujo de trabajo, similar a una estructura de desglose del trabajo (EDT), y les sirve para ayudar a identificar problemas y áreas de mejora de las diferentes áreas departamentales colaborando entre todas ellas para llevar a cabo las tareas y proyectos en tiempo y forma. 

¿Qué debe incluir el software de gestión del trabajo perfecto?

Esta necesidad del mercado actual se podría resumir en 6 puntos clave que deben cubrir los softwares de gestión de tareas y proyectos colaborativos existentes.

Plataforma empresarial

La plataforma empresarial es un modelo de negocio que funciona como un valor agregado para las empresas, ya que facilita el intercambio de información entre dos o más grupos áreas departamentales independientes para poder colaborar entre ellas a nivel organización. 

Gestión del trabajo

La gestión del trabajo es un gran aliado para alcanzar la eficiencia de los equipos de trabajo en las diferentes áreas departamentales. La tecnología ofrece herramientas que facilitan enormemente la gestión del trabajo. El liderazgo y la elección de los recursos tecnológicos son determinantes para implementar estrategias y mejorar los mapas de procesos. 

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la metodología para coordinar los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para entregar proyectos que cumplan los objetivos y satisfagan los requisitos en tiempo y forma a nivel interno de la organización como a externo de clientes y/o proveedores. 

Aplicaciones colaborativas de productividad

Las herramientas colaborativas son programas para trabajar en equipo que incluyen funciones para gestionar proyectos y tareas teniendo como objetivo mejorar el mapa de procesos mediante los flujos de trabajo. Para ello, contienen funciones específicas para planificar, organizar y analizar tareas. 

Gestión de recursos de marketing

La gestión de recursos de marketing engloba cualquier activo que pueda ser usado por una empresa para sus esfuerzos de marketing y de esta manera darse a conocer o tener mayor visibilidad en el mercado. 

Objetivos y resultados clave

Los objetivos y resultados clave, es la parte estratégica de toda organización, indicando una meta clara (goal u objetivo) y sobre todo medible. Son los llamados OKR´s (Objectives Key Results) es una metodología usada para definir y gestionar metas o retos. 

Dadas estas necesidades hemos analizado y clasificado las diferentes herramientas que cubren la problemática del mercado competitivo actual, con el resultado siguiente: 

Las empresas demandan una fácil implantación de sus mapas de procesos o flujos de trabajo en una sola herramienta de fácil uso y visibilidad.

Asana, una solución diseñada para cumplir todas las necesidades del usuario

Para ello, tras analizar las diferentes soluciones tecnológicas, ASANA es la herramienta que cubre todas las necesidades del mercado actual en un único software de gestión del trabajo.
Con ASANA podrás establecer los niveles de gobernanza tecnológica y estratégica existentes:

– Flight Level 1 Operación (tareas y asignaciones, operación de tareas y Flujo de Trabajo)
– Flight Level 2 Coordinación (equipos y recursos)
– Flight Level 3 Gestión Estratégica del Portafolio (proyectos, coordinación y planificación, costes, tiempos)
– OKR´s – Objetivos

Facilidad de uso e implantación

Poder realizar cambios rápidamente (creación de campos, automatismos, formularios, etc…) gestionándose a sí mismos sin dependencia de terceros y una fácil asimilación del uso del programa (onboarding).

Visibilidad flexible de proyectos y procesos

Visualización de Lista, Tablero, Cronograma (Timeline) y Calendario para establecer los flujos de procesos adecuándose a las diferentes metodologías ágiles (Kanban, Scrum, Lean, etc…)

Diferentes tipologías de proyectos (Vivos, Fecha de Inicio y Fin, Estructura, etc…)

Visibilidad general de proyectos y procesos

Diferentes portafolios para controlar el estado de cada proyecto en curso (a 10.000 metros), viendo si se llega en tiempo y forma o hay que destinar más recursos para “salvar” el proyecto. Establecer los diferentes recursos de la empresa a los proyectos. Control de costes y tiempos.

Pirámide de claridad

Alinear a todas las personas con el objetivo de alto nivel del trabajo y con los resultados concretos que esperamos obtener de nuestro trabajo. La pirámide de claridad muestra cómo se construyen nuestras aspiraciones a largo plazo sobre los objetivos a corto plazo, ya sea si estamos construyendo nuestra guía de producto o nuestros planes de negocio.

Gestión del trabajo individual

Autogestión de las tareas asignadas a cada persona de los diferentes proyectos o tareas en los que es responsable o colabora.

Escalabilidad empresarial

Poder escalar la herramienta a todas las áreas departamentales de la empresa, desde Administración a Personas o Legal pasando por sistemas, marketing, desarrollo, producción etc…

Modelo de datos

La toma de decisiones basadas en los datos (DDDM) es el proceso de recopilar datos en función de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la empresa y transformarlos en información útil para guiar las decisiones comerciales estratégicas que se alinean con sus metas, objetivos e iniciativas.

Ajuste del trabajo a los objetivos

Definir, gestionar y medir metas u objetivos ya sea a nivel empresa, a nivel equipo o a nivel individual. Se establecen objetivos principales y secundarios medibles ya sea de manera manual o automática enlazándolos con Proyectos (Tareas o Hitos).

Definir el mapa de procesos de la organización utilizando un software de gestión del trabajo permite controlar y coordinar los flujos de los proyectos y hacer más eficiente el trabajo de todo el equipo. Si estás interesado en que tu empresa establezca este tipo de soluciones contacta con nosotros. Somos partner experto de Asana y podemos ayudarte en todos los pasos de su implantación y máximo aprovechamiento.