Preparándonos para la adaptación a la nueva norma ISO 45001

“Quien sobrevive no es el más fuerte ni el más inteligente, sino el que se adapta mejor al cambio” (Charles Darwin). 

Ha pasado ya un año desde la publicación de la nueva norma ISO 45001 y son muchas las organizaciones que se han propuesto comenzar el proyecto de adaptación de sus sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, bien sea porque tenían implantado el estándar OHSAS 18001, o bien porque deciden dar el paso hacia la sistematización de las actividades de prevención que ya están formalizando debido al cumplimiento de la legislación en vigor.

Sea por un motivo o por otro, la realidad es que todas las organizaciones encuentran ventajas en la novedosa publicación de la norma ISO 45001. Para aquellos que se enfrentan por primera vez a la implantación de un referencial en sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, verán que implantar sistemas de gestión sólo tiene beneficios, porque aporta eficiencia en las actividades que genera la prevención de los riegos laborales. Mientras que para los que ya disponían del estándar OHSAS 18001, ven en la nueva norma la posibilidad de realizar la integración completa de sus sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la prevención de la seguridad y salud laboral, puesto que una de las principales ventajas es que sigue el Anexo S.L. en cada uno de los puntos, al igual que ya lo hacen las normas ISO 9001 e  ISO 14001.

Pero sin duda la primera pregunta que se hacen todas las organizaciones es ¿por dónde comenzamos? Para asegurar el proceso de cambio con éxito, las acciones concretas que se deberían abordar se podrían resumir en los siguientes pasos:

1. Identificar los nuevos requisitos que precisen ser tratados. Se debe realizar un buen análisis de la situación actual de sistema de gestión implantado. Esto incluye realizar un análisis GAP, es decir, analizar uno por uno los requisitos de la nueva norma para localizar lo que ya tiene el actual sistema de gestión para dar cumplimiento al requisito en cuestión, y las ausencias en el sistema de gestión que se deberán de implantar.
2. Por otro lado, deberemos analizar qué procesos se deben mantener, modificar y/o eliminar. Podemos aprovechar la adaptación para reflexionar sobre la utilización de formatos o procedimientos que ya no usamos y la posible simplificación de los mismos. Además, la nueva estructura de alto nivel permitirá la integración con otros sistemas de gestión como pueden ser los basados en la norma ISO 9001:2015 de sistemas de gestión de la calidad y la norma ISO 14001:2015 de sistemas de gestión ambiental. Por lo tanto, para realizar el análisis de situación necesitaríamos tener la visión del resto de sistemas de gestión implantados en la organización y detectar los requisitos comunes, siempre con la vista puesta en la integración y la simplificación de los sistemas de gestión.
3. Desarrollar un Plan de Implementación. Una vez tengamos el diagnóstico de situación y conozcamos los requisitos que debemos modificar o incluir en nuestro sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, el siguiente punto será planificar todos los cambios.  Para ello, podemos empezar dividiendo los requisitos básicos en tres grupos, requisitos a corto plazo, medio y largo plazo. La diferencia entre ellos será que algunos crean métodos nuevos que hay que poner en marcha cuanto antes para empezar a implementarlos y sistematizarlos, o que deben ser los primeros ya que los segundos dependen de la implementación de los anteriores.
4. Proporcionar formación y toma de conciencia adecuados a todas las partes involucradas de la organización. Por supuesto, otra de las fases será formación y toma de conciencia sobre los cambios y los nuevos requisitos antes de comenzar el proyecto al equipo de trabajo involucrado en el proyecto. Posteriormente, y una vez efectuados los cambios, se deberá impartir formación a toda la organización y según corresponda a los distintos departamentos implicados en la puesta en marcha de cada uno de los requisitos. Será importante ubicar este paso temporalmente ya que antes de actualizar el sistema de gestión, tendremos que plantearnos quienes son las personas clave en este proyecto y por lo tanto las responsables de implementar los nuevos requisitos. Para el resto de la organización la formación puede ir en paralelo a la implementación uno por uno de los requisitos y de los nuevos procesos.
5. Poner en marcha los cambios identificadores en el Sistema de Gestión. Deberemos por lo tanto ejecutar lo planificado. Digamos que esta es la fase de puesta en marcha y ejecución de lo acordado, en tiempo y responsables.
6. Verificar su eficacia mediante una auditoría interna. Cuando tengamos el nuevo sistema de gestión ya implementado y funcionando es el momento de realizar la auditoría interna. Debemos de tener en cuenta que se trata de una nueva norma, por lo tanto, la auditoría interna nos servirá para formar y cualificar a los auditores internos, es por ello que deberemos decidir con tiempo suficiente quienes serán los responsables de realizar la auditoría y, en mayor medida, si decidimos contar con ayuda externa.
7. Superar una auditoría externa en base a la nueva versión de la norma. Por último, cuando sintamos que estamos preparados, será el momento de contactar con un organismo de certificación de confianza para obtener la certificación del sistema de gestión a través de una evaluación de la conformidad de tercera parte.

¿FIN? Una vez superados los pasos anteriores podremos dar por concluido el proceso de adaptación a la nueva norma ISO 45001. Pero realmente no es el final de un camino sino el comienzo de la nueva etapa que emprendemos en la mejora continua y la preocupación por la prevención de riesgos laborales de todas las partes interesadas de la organización.