¿Tienes Flow?

Los gurús del MindFullness dicen que el FLOW es el estado mental en el que una persona que realiza una actividad está completamente inmersa en una sensación de enfoque energético, participación plena y disfrute en el proceso de la actividad.

En esencia, tener Flow permite centrarse en lo que uno hace, perdiendo el sentido del espacio y el tiempo. ¿Cómo te puede ayudar la tecnología a mejorar tu FLOW? La respuesta es sencilla, utiliza Microsoft Flow.

¿Cómo hacer un flow en 5 minutos?

1. Una vez accedemos a la herramienta Flow, desde nuestro portal de office365, disponemos de dos opciones: emplear una plantilla preconfigurada con los desencadenadores y las acciones, o partir de cero. En nuestro caso partimos de cero.

2. Podemos seleccionar el desencadenador más popular o crear uno basado en uno de los 100 conectores de que se disponen actualmente (Microsoft Flow añade nuevos conectores periódicamente).

 En nuestro caso seleccionamos: “Cuando llega un correo electrónico nuevo”.

3. A continuación, parametrizamos el desencadenador de manera que incluyamos un patrón coincidente en el Asunto: debe contener la palabra “soporte”:

a) Indicaremos que el correo nuevo debe proceder de la carpeta “Bandeja de entrada”.

Una vez parametrizado pulsamos sobre “nuevo paso”.

4. A continuación, definimos una nueva acción. En este ejemplo conectaremos con una lista de SharePoint y crearemos un nuevo elemento. Seleccionamos la acción: “SharePoint – Crear elemento”.

5. Configuramos la conexión de acción indicando los valores de funcionamiento inicial: (Empleando Sharepoint, se requiere:)

• Dirección del sitio -> El usuario que lanza el Flow dispone de las credenciales y permisos necesarios de acceso a la dirección del sitio.
• Nombre de la lista -> requiere que el usuario disponga de los permisos necesarios para crear elementos.

6. Una vez configurada la conexión, se muestran todas las posibilidades de parametrización del elemento de la lista. En nuestro caso emplearemos:

• Fecha prevista -> Agregar contenido dinámico -> agregamos la función utcNow() que devuelve la fecha y hora actuales.
• Solicitud -> Agrega contenido dinámico que procede del Asunto del correo que desencadeno el Flow.
• Correo electrónico -> Agrega contenido dinámico que procede del correo del remitente (Campo de) que desencadeno el Flow.
• Descripción -> Agrega contenido dinámico que procede del cuerpo del correo que desencadeno el Flow.

Una vez finalizada la configuración, pulsamos guardar. El flujo ya está en marcha y activo.

Una vez el flujo está en marcha, Microsoft Flow nos ofrece una completa administración y control de los flujos.

¿Qué acabamos de hacer?

Hemos sido capaces de crear un FLOW que permite reducir a CERO una tarea simple de gestión de la información que no aporta ningún valor.

“Muchos fracasos ocurren en personas que no se dieron cuenta lo cerca que estuvieron del éxito” (Thomas Alva Edison)