Cómo hacer una buena toma de requerimientos y no morir en el intento

Una parte muy importante de la elaboración de un proyecto de Power BI (y de cualquier otro) es la reunión de toma de requisitos, es decir, la entrevista inicial entre cliente y proveedor, normalmente de una duración no más allá de 2 o 3 horas, en la que hay que estar ojo avizor para no perder detalle de ningún particular sobre su negocio, asimilar sus conceptos y ver cómo traducir todo a nuestro lenguaje informático y encastrarlo en la aplicación que controlas al dedillo.

Todo comienza cuando tu responsable más inmediato te encomienda, unos días antes, esta misión y te da 4 trazos sobre el cliente, el contacto por quien preguntar, sobre qué ha girado la entrevista o reunión previa de presentación y qué se espera que consigas. Tú, por tu parte, te informas en Internet sobre la actividad de la empresa consultando su página web o noticias relacionadas con ella.

Con tus mejores galas, coges el AVE dirección Barcelona o Madrid (el AVE, por cierto, se ha convertido en un metro interurbano donde muchas veces coincides con conocidos o compañeros de trabajo) y te plantas en Atocha o en Sants en un santiamén. Completas el viaje hasta el cliente en Metro, Cercanías o taxi repasando los últimos detalles y con un punto de nerviosismo sobre qué te encontrarás, si podrás plasmar todo lo que te digan y no dejarte nada en el tintero y si conseguirás convencer y entusiasmar al cliente sobre las bondades de tu solución.

Llegados al punto de reunión con la máxima puntualidad posible, los cinco minutos de espera previos que suele haber hasta que te reciben, se pueden pasar ojeando las revistas corporativas del sector o los periódicos puestos a disposición en las salas de espera (recomiendo coger siempre prensa generalista o de economía, aunque la tentación del Marca esté ahí), o bien repasando los últimos emails en el teléfono, pero siempre dando una impresión de seriedad y profesionalidad.

Por fin, tras esta normalmente breve pero intensa espera, aparece tu interlocutor para llevarte a la sala de reuniones correspondiente. Y aquí es donde realmente empieza el partido.

Primero comienzan las presentaciones, luego los objetivos de la reunión, para dar paso, posteriormente, a la exposición del negocio por parte del cliente y qué es lo que quiere conseguir con el proyecto.

Como cada maestrillo tiene su librillo, a mí siempre me acompañan unos fieles cuaderno y boli (llamadme antiguo si queréis) que me sirven para relacionar posteriormente las notas con la situación y el momento de la reunión vivida. Recomiendo tomar nota de todo y preguntar, preguntar y preguntar, no tener miedo a dejarse nada en el tintero y escuchar con todos los sentidos y la mente abierta.

Durante la reunión siempre hay momentos de mayor entusiasmo y concentración y otros de bajón o bien de desvío del tema argumental principal. Hay que intentar saber controlar todos estos momentos y procurar reconducir las situaciones cuando se alejan del foco principal. También pienso que es importante plantear cuáles pueden ser los límites y riesgos que pueden existir en el proyecto que se va a comenzar, insistir en la claridad y la calidad de los datos a tratar, identificar a los interlocutores clave, así como establecer un procedimiento de contacto continuo y fluido con ellos a lo largo de la vida del proyecto.

A modo de síntesis, se podrían identificar los siguientes puntos a tener en cuenta en la reunión:

• Planteamiento de la línea argumental y los temas a tratar.
• Poner un límite de duración creíble. Procurar no alargarse demasiado pues puede llevar a perder la atención.
• Insistir en la gestión y disciplina en el tratamiento de los datos e identificar claramente el origen de los mismos.
• Avisar de los riesgos que puedan surgir en el desarrollo y los que se puedan ya intuir a priori.
• Identificar a los interlocutores futuros del proyecto y sus diferentes perfiles (muy importante). Si se detecta alguno que pueda faltar, comentarlo como recomendable tenerlo.
• Establecimiento de un procedimiento de contacto continuo y ágil con el cliente.
• Control emocional de las distintas situaciones que se puedan plantear en el encuentro.
• Espíritu positivo y constructivo.

Finalmente, es recomendable hacer un pequeño resumen de todo lo tratado para comprobar, junto con el cliente, que se ha hablado de todo y que todos hemos entendido perfectamente todo lo expuesto.

Después de este último paso, la reunión tiende a relajarse y es cuando se pasa a hablar de lo divino y de lo humano, estableciéndose, muchas veces, vínculos de confianza muy útiles para el futuro devenir de la colaboración.

Luego, una vez recogidas tus pertenencias y hechas las consabidas despedidas, enfilas tus pasos hacia la estación del AVE, poniendo en orden en tu cabeza las notas recogidas, dando forma a la posterior acta de reunión a presentar al cliente y a tu equipo y pensando cómo explicar a tus colaboradores técnicos todo lo que has recogido. Pero eso es harina de otro costal…

Artículo redactado por Juan Carlos Littardi