Descubre cómo la Inteligencia Artificial puede ayudarte a ahorrar recursos en tus procesos administrativos

Todos tenemos amigos, conocidos y familiares que trabajan en departamentos de administración, contabilidad, facturación o similares. ¿Nunca les habéis preguntado cómo son las tareas que realizan en el día a día?

Si les preguntáis, os sorprenderá el amplio consenso en la respuesta. Un gran porcentaje de sus jornadas lo dedican a pasar datos «manualmente» de facturas, albaranes y demás documentos administrativos a CRM/ERP y demás sistemas de gestión. En la mayoría de los casos, ello implica que más de 1/5 de la jornada de estos trabajadores lo dedican a este tipo de tareas.

Según el VII Monitor Anual Adecco sobre salarios de 2018, el salario bruto medio de un trabajador son 20.000€/año en España, 32.340€/año en Países Bajos o 37.800€/año en Dinamarca. De acuerdo con estos datos, una empresa que tenga 10 personas realizando este tipo de tareas, está hipotecando por esa ineficiencia, unos CF por administrativo de unos 40.000€/año en España, 64.680€/año en Países Bajos, o 75.600€/año en Dinamarca. Un alto coste por no subirse al carro de la digitalización, ¿No crees?

¿Cómo es esto posible en un tiempo en que la Inteligencia Artificial se puede aplicar a cualquier herramienta que ayude a automatizar todos estos procesos administrativos?

Quizá una posible respuesta a esta pregunta la encontremos en el vasto mar de herramientas similares como los clásicos OCR (Optical Character Recognition) que no consiguen satisfacer el conjunto de las necesidades de estos departamentos de administración, facturación o contabilidad.

Estos OCR son soluciones que permiten procesar documentos “semiestructurados” (facturas, albaranes…) y clasificarlos. Pero no van más allá:

  • No son soluciones de Inteligencia Artificial real. Es decir, reconocen y procesan, en el mejor caso, cualquier tipo de texto, pero no consiguen reconocer imágenes, logotipos, formas o letra manuscrita. Y por supuestísimo, no son capaces de reconocer en un texto amplio, conceptos abstractos, sentimientos e intenciones que en él se plasman.
  • Estos software necesitan integrarse dentro de una herramienta que consiga cubrir todo el “ciclo de vida” del dato. Es decir: Carga, almacén, procesado, validación, registro, aprobación e Integración. En la mayoría de los casos, las soluciones del mercado no cubren alguna de estas fases.
  • No consiguen reducir la intervención humana en los procesos al mínimo.
  • Al no ser soluciones de Inteligencia Artificial, no pueden aplicar métodos como el machine learning para que la herramienta se reentrene sola y consiga ser cada vez más eficiente.
  • Son herramientas rígidas que no permiten dar una solución 100% adaptada a las necesidades individuales de las empresas. Y precisamente por esta rigidez, no permiten integrarse con cualquier CRM, ERP, Sharepoint, SQL o BBDD.
  • No son herramientas visuales y fáciles de usar. Requieren de bastante tiempo de aprendizaje por parte de los usuarios.

Quizá, al fin y al cabo, el hecho de que las empresas no hayan abordado la digitalización de sus procesos administrativos va ligado a que las herramientas de mercado disponibles en su momento no llegaban satisfacer el conjunto de sus necesidades.

Para solucionar esto, en Integra hemos desarrollado DoQRead, una herramienta de Inteligencia Artificial real, sustentada sobre Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI y Azure), que viene a solucionar todos los problemas mencionados anteriormente. Mediante DoQRead, podrás aprovechar los avances en AI a través de un sistema que integra diferentes técnicas en una solución que da respuesta a la problemática de obtención de valor de documentos digitales.

  • Da cobertura al ciclo de vida completo de la información.
  • Extracción de textos mediante análisis de imagen, basado en modelos creados por Microsoft.
  • Ampliación a detección de imágenes y objetos.
  • Modelos custom de búsqueda de entidades clave.
  • Análisis de texto:

– Palabras clave.

– Entidades principales.

– Sentimientos.

– Conceptos.

– Intenciones

  • Pago por uso
  • Fácil integración

Es 100% adaptable a las necesidades individuales de cada empresa y permite reducir al mínimo la intervención humana en este tipo de procesos administrativos.

En estos tiempos en los que el COVID-19 ha azotado el mundo obligando a individuos y empresas a asumir una situación desconocida hasta la fecha, se ha hecho imprescindible adoptar nuevas formas de trabajar que permitan asimismo optimizar recursos y ganar en productividad.

Como diría Charles Darwin, «Adaptarse o morir».

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