Etapas de un proceso de implantación ERP

El proceso de implantación de un ERP en nuestra empresa representa una de las tomas de decisiones más importantes por todo lo que representa en su elección, proceso, ejecución y puesta en marcha.

La implementación de un software de gestión (ERP) va más allá del simple hecho de ser un proyecto más que le corresponde al departamento de TI. La ejecución de este proyecto va a suponer a la empresa que durante un periodo de tiempo vaya a experimentar un cambio trascendental en todo su sistema de planificación y trabajo.

¿Qué supone contar con un ERP?

El ERP tiene como finalidad ser la pieza clave dentro del sistema de información de la empresa. Implica dotar a todas las áreas de la empresa de una gestión interactiva en todas sus acciones:

• Gestión financiera
• Gestión de la producción
• Gestión de las ventas

Sí se ha realizado una correcta implantación de nuestra herramienta y se han realizado correctamente todas las fases que conlleva el ERP, podremos ver en un periodo a corto o medio plazo de que estos cambios conllevan un ahorro de costes.

Razones por las que una empresa necesitaría una solución ERP

El ERP puede ser la solución a muchos de los problemas a los que se enfrentan las empresas. No obstante, es determinante saber identificar cual es el objetivo y finalidad que queremos obtener con una solución ERP.

Una de las primeras acciones que se deben llevar a cabo es el estudio y análisis de los KPI (indicadores clave de desempeño), los cuales nos van a determinar en que grado se necesita la puesta en marcha o intervención del software de gestión. Establecer unos objetivos en el presente son el camino a seguir para nuestras proyecciones futuras.

7 etapas

La implementación de un ERP se establece en 7 etapas las cuales cuentan con competencias muy específicas para ser desarrolladas en cada fase. Sí todavía tienes ciertas dudas sobre la elección de un ERP, en el artículo ‘Claves en la elección de tu ERP’ te desvelamos los principales aspectos a tener en cuenta para contar con esta solución de gestión.

A continuación, desgranamos cada una de las 7 etapas que conlleva una exitosa implantación del ERP

• Planificación

Suele ser la fase en la cual la mayoría de las empresas quieren avanzar lo más rápido posible para llegar cuanto antes a la fase de arranque. Determinar un periodo generoso de tiempo puede ser clave para pasar de un proceso cargado de obstáculos a un proceso fluido y encaminado al éxito

• Consultoría

El estudio de las necesidades y cuáles son las funcionalidades que tu empresa necesita son la primera tarea que realizarán el equipo de consultores. Las actuales necesidades de la empresa guiarán a los consultores al camino para alcanzar las funcionalidades que queremos llegar a tener.

Realizar correctamente este proceso nos va a permitir:

1. Una mayor integración de las operaciones y áreas de la organización.
2. Obtener un ERP que cubra y se ajuste a nuestras necesidades.
3. Optimizar las etapas de implantación.
4. Conseguir mejores datos de desempeño ERP.

• Parametrización

Durante el proceso de parametrización se llevará a cabo la instalación del hardware y software según las pautas obtenidas en el proceso anterior.

La parametrización es la fase clave para adaptar el ERP a las necesidades de la empresa y los flujos de trabajo. Otro factor clave es el tipo de ERP que se ha seleccionado:

1. ERP on premise
2. ERP cloud (instalación en equipos externos a la organización)

• Migración

El otro gran paso que se produce en la implantación del ERP es la migración de datos. Seleccionar e identificar qué datos son los que se tienen que tener en cuenta en el nuevo sistema es de las medidas más importantes a realizar. Hay una tendencia a migrar toda la información, pero dicha acción no es recomendable, este proceso puede ayudar a la empresa a seleccionar la información y datos relevantes y desechar aquellos datos que ya no tienen uso.

• Formación

La formación del personal es quizás el proceso más importante de toda la implementación de un ERP. Esta parte le corresponde a la dirección de la empresa asegurarse que el equipo técnico o las personas encargadas de la formación, cuentan con los conocimientos tecnológicos adecuados para alcanzar con éxito el proyecto.

• Arranque

Última fase de la implantación de un ERP. El equipo ya puede hacer uso al completo de la solución, siempre guiado por el equipo que ha llevado a cabo la implantación (partner). En esta fase se realiza la puesta en funcionamiento del ERP y se inicia el soporte a los usuarios.

• Seguimiento

Finalizada la implantación, suele venir un periodo de tiempo en el cual se contrata un servicio de mantenimiento con el partner del ERP para que se puedan solucionar dudas, actualizaciones o errores que puedan surgir.

Una vez asentada la herramienta y la empresa comience a hacer uso de ella se podrán realizar comparaciones con los resultados anteriores de los objetivos y KPIs.

Con esta herramienta la empresa podrá ver si sus objetivos y resultados se han alcanzado, desde una visión estratégica y de manera general.

No ahorres tiempo en el proceso de planificación, de ello dependerá el éxito y la correcta puesta en marcha de tu software ERP. Contacta con nosotros, te asesoraremos y ayudaremos en la elección y puesta en marcha del software que hará evolucionar tu empresa.

¿Hablamos?

 

Artículo redactado por Álvaro de Tomás