¿Estamos preparados para obtener el máximo rendimiento en el trabajo a distancia?, ¿somos capaces de organizarnos con nuestro equipo y conocer en qué punto están nuestros proyectos? Los sistemas de gestión nos permiten integrar en un único lugar tareas y usuarios con el objetivo de mejorar la productividad.

Bloqueados por el exceso de herramientas

El principal error a la hora de crear un nuevo entorno de trabajo es tratar de replicar nuestro espacio en una oficina tradicional. Las medidas que aplicamos a nuestro puesto remoto tienen que estar diseñadas pensando en las circunstancias a las que nos enfrentamos y los nuevos pormenores que pueden perjudicar nuestro rendimiento.

En este sentido, la implementación de muchas aplicaciones para crear esta interfaz acaba bloqueando por exceso. De esta forma obstaculizamos la agilidad, dificultando nuestra capacidad para establecer prioridades y organizar de manera eficaz las diferentes tareas que debemos resolver.

Un mayor número de aplicaciones implica un aumento de posibilidades de que el trabajo se duplique. De acuerdo con el informe “Índice de la anatomía del trabajo 2021” realizado por Asana 8 de cada 10 de trabajadores trabajan con la bandeja de entrada y otras aplicaciones de comunicación abiertas de forma constante sintiendo la presión de realizar varias tareas a la vez durante el día. Saltar de una a otra es un ejercicio mental que afecta a nuestra productividad en el trabajo a distancia.

El switch o cambio de contexto

En ocasiones nos vemos obligados a abandonar una tarea para atender una llamada o responder un mensaje relacionado con un proyecto diferente al que estamos trabajando. Estos cambios de contexto o switch son una importante distracción que pueden afectar a nuestro rendimiento y concentración. El nuevo escenario nos obliga a procesar la información necesaria para responder a estos estímulos perdiendo el foco en lo que estábamos haciendo previamente.

Fuente: Informe “Índice de anatomía del trabajo 2021” por Asana

Y es que realizar más de una tarea a la vez es un mito. Según un estudio de la Universidad de Berkeley (California), el 92% de las personas considera que establecer periodos de concentración en los que no ser molestados o tener que monitorizar otras aplicaciones o la bandeja de entrada de nuestro correo tiene un impacto positivo en su productividad y en la de su equipo. Implementando estos sprints facilita reducir tiempos y mejorar la planificación y gestión de nuestros recursos.

Para evitar o reducir estos cambios de contexto es necesario tener fácil acceso a un lugar en el que la información esté unificada. Un lugar en el que poder centralizar la monitorización de fases, plazos y responsabilidades sin duplicar las constantes notificaciones a las que nos vemos expuestos en el trabajo a distancia.

Asana y las plataformas de gestión de trabajo

Asana es una plataforma de gestión de trabajo diseñada para ayudar a los equipos a organizar sus tareas. Siempre pensando en los objetivos finales, se pueden utilizar para las obligaciones diarias o para trazar un plan estratégico a largo plazo que abarque varios proyectos y personas.

Reducir la brecha entre la estrategia y la ejecución permite lograr resultados sin importar la localización de los trabajadores. Controlar todas las etapas sin perder flexibilidad y de esta forma facilitar la comunicación y la colaboración en el trabajo a distancia.

Fuente: Informe “Índice de anatomía del trabajo 2021” por Asana

Al final, podemos llegar a la conclusión de que un exceso de trabajo, unida a la sensación de estrés que provoca la acumulación de tareas pendientes en diferentes espacios, provoca que perdamos claridad y nuestro rendimiento se resienta. No es solo la perdida de productividad lo que debe preocuparnos, la posibilidad de dejar sin terminar un trabajo crítico es una realidad a la hora de gestionar nuestros proyectos que debemos afrontar y evitar a toda costa.

Si quieres más información sobre cómo aplicar estas soluciones, somos expertos en Asana, una herramienta de sencilla implantación y que trabaja en la nube con la que estructurar y priorizar las diferentes tareas y establecer fechas límite para facilitar la comunicación y favorecer el despliegue de todo el talento de tu organización. Contacta con nosotros para trabajar con este software del que somos partner oficial.

Leave a Reply