¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?

Los equipos y las empresas tienen, en ocasiones, dificultades para coordinar sus esfuerzos. Los pormenores del trabajo han crecido, lo que ha generado caos, confusión y agotamiento. Esa desorganización, a su vez, ha dificultado que todos puedan hacer su trabajo mejor.

La claridad acerca de quién hace qué y para cuándo revertirá el impacto de las reuniones innecesarias y reducirá la duplicación de trabajo. Al tener visibilidad sobre la disponibilidad de los recursos, la gestión de proyectos puede ajustarse y adaptarse de manera proactiva, abordar las causas fundamentales del agotamiento y aumentar la resiliencia. Vivimos en una realidad que nos obliga a reestructurar nuestros procesos y flujos de trabajo para ser más eficientes y que nuestro rendimiento no solo no se resienta, sino que mejore.

Al permitir que organizaciones enteras cuenten con los componentes principales del trabajo en equipo: claridad, transparencia y responsabilidad, la gestión del trabajo puede ayudar a pasar de la supervivencia a la prosperidad en los nuevos proyectos a abordar. ¿A qué nos enfrentamos y cómo podemos solucionar todo esto?

La realidad de la gestión de proyectos

Existen una serie de desafíos a los que se tiene que enfrentar el equipo de personas implicadas en cualquier proyecto común para llevarlo a buen puerto.

• Los colaboradores trabajan de forma aislada: Pueden generarse tensiones entre colaboradores si se descubre que se está trabajando de manera paralela en conceptos transversales, duplicando esfuerzos sin lograr mejores resultados. La comunicación debe ser multidireccional de manera que todos puedan avanzar en la parte que les corresponde, ayudar en las tareas comunes que se pueden quedar retrasadas y mantener siempre la visión del todo como objetivo final.
• Los miembros del equipo no tienen acceso a información actualizada del proyecto: No conocer la visión global del proyecto y limitarnos a las condiciones particulares de nuestra tarea puede desembocar en errores y en no cumplir con plazos importantes. Saber en todo momento los hitos comunes que busca todo el equipo ayuda a lograr adelantarse a los plazos y evitar cuellos de botella.
• La dirección del proyecto no recibe informes sobre los diferentes avances: Un error muy habitual es realizar un reparto no equilibrado de las horas, perdiendo tiempo en tareas superfluas y no dirigiendo el esfuerzo a los aspectos clave del proyecto. Contar con una herramienta de gestión de proyectos nos permite priorizar los tiempos dando mayor importancia a los que mayor peso tienen en el resultado final.

Solventar estos retos supone un cambio de paradigma y ritmos de trabajo que pueden cambiar por completo el rendimiento y satisfacción de todo el equipo. Una organización mejor ayuda a que el equipo esté más concentrado aumentando sus capacidades y reduciendo el cansancio que siempre acompaña a la desorganización. La aplicación de metodologías ágiles con el uso de herramientas de gestión de proyectos es la receta para superar con éxito estos desafíos.

De la supervivencia a la innovación

¿Cómo sobrevivimos a los problemas que surgen en la gestión de proyectos? Existen una serie de máximas que debemos tener siempre presentes para poder cumplir con éxito en las tareas y proyectos que nos son encomendados. Recordar en todo momento estos consejos nos permitirá no solo sobrevivir, sino que brillar en nuestros próximos retos.

• Organizar el trabajo: Clasificar las diferentes tarea, proyectos y equipos hará más eficiente nuestra manera de trabajar y liderar los diferentes proyectos.
• Aportar una perspectiva dinámica: La planificación del proyecto tiene que ser clara y presentarse en tiempo real a todos los colaboradores. De esta forma todo el equipo sabe quién está haciendo qué y cuándo estará terminado.
• Automatizar los procesos: Optimizar los procesos para que los equipos puedan funcionar de forma más eficiente y no perder tiempo necesario en tareas no prioritarias. De esta manera es posible dirigir los esfuerzos a los puntos clave del proyecto.

Sobre estos tres pilares se apoya solventar la mayoría de incovenientes que las realidades de la gestión de proyectos nos ofrecen. Poner la tecnología al servicio de las personas es clave para liderar con éxito la digitalización y gestión de proyectos y que todo nuestro equipo pueda avanzar unido con un objetivo común.

El uso de Asana nos ayuda a conectar a los equipos aislados de los diferentes departamentos, para que podamos colaborar de manera más efectiva, obtener visibilidad de los proyectos y priorizar las tareas. Esto permite que nuestro equipo pueda gestionar múltiples flujos de objetivos y monitorizar los indicadores y resultados clave. La aplicación de un software con el que implantar metodologías ágiles es el camino a una correcta y eficaz gestión de proyectos.

Si quieres más información sobre cómo aplicar estas soluciones, somos expertos en Asana, una herramienta de sencilla implantación y que trabaja en la nube con la que estructurar y priorizar las diferentes tareas y establecer fechas límite para facilitar la comunicación y favorecer el despliegue de todo el talento de tu organización. Contacta con nosotros para trabajar con este software del que somos partner oficial.