¡Ya tenemos CRM! La apertura de oportunidades

Después de los primeros pasos en nuestro CRM y hemos definido el equipo que va a realizar las acciones de venta. Continuamos de esta manera nuestra serie de artículos para optimizar tu proceso de ventas en todas sus etapas.

Hemos detectado la oportunidad, hemos cogido su mano y la hemos introducido en nuestro funnel. Ahora es el momento de analizar su viabilidad, calidad y dimensión.

¿Qué entendemos por oportunidad de venta?

Uno de los debates más habituales e intensos en los foros relacionados con las ventas de una compañía (básicamente, fuerzas de ventas vs. departamentos operativos): ¿Cuándo una oportunidad se puede considerar una oportunidad? La decisión, casi siempre tomada en consenso desde Dirección, suele tener dos extremos:

• Extremo comercial: Se considera que una oportunidad de venta se genera en el momento que alguien o algo me hace pensar que podemos tener una oportunidad de venta a corto, medio o largo plazo. Así, ya debería formar parte de nuestro funnel.
• Extremo operativo: Se considera oportunidad de venta cuando existen posibilidades reales de que se materialice en una venta para mi departamento. Mientras tanto, no se añade al funnel porque me da una visión errónea de mis posibilidades de generación de negocio.

Estos debates se inundan irremediablemente de infinidad de tópicos sobre la integridad de los comerciales a la hora de dar de alta nuevas oportunidades de negocio y de infinidad de tópicos de los responsables de proyectos a la hora de ejecutar correctamente los proyectos vendidos por la fuerza de ventas.

Una solución habitual para resolver este problema estratégico se basa en crear una fase intermedia que registre oportunidades abiertas.

• Desde el punto de vista del comercial: Se otorga cierta libertad tanto de “probabilidad” como de “fecha estimada de cierre” en la generación de oportunidades de venta por parte de la fuerza de ventas.
• Desde el punto de vista operativo: Oficialmente, son oportunidades que no son tomadas en cuenta en los procesos de previsión ya que no están todavía cualificadas.

Esta fase, de alguna manera, arregla el mítico “Tus previsiones de esas oportunidades de ventas que dices que tienes, te las apuntas en un cuaderno, pero no molestes a mi funnel de ventas”.

Es una fase con más importancia de la que se puede pensar en un principio, que nos ayuda a no olvidarnos de oportunidades cuando llega el momento de cualificar las mismas: Renovaciones de contratos multianuales, proyectos que empiezan en 2-3 años u otros objetivos a medio/largo plazo de clientes o potenciales quedan registrados en nuestro funnel.

En definitiva, esta fase comienza en la detección de la nueva oportunidad de venta y concluye cuando se asigna el equipo de cualificación de la misma, de esta forma la oportunidad pasará a la siguiente fase: La Cualificación.

En esta fase los 2 pilares cuentan en esta fase de cara a comenzar correctamente la gestión la oportunidad:

1. Dimensionamiento del esfuerzo necesario para desarrollar la propuesta.
2. Canalizar correctamente a los amig@s adecuados.

¿Cómo analizamos las oportunidades venta en nuestro CRM?

No hay una única secuencia de acciones que nos permitan realizar un pre-análisis de la oportunidad, de cara a dimensionar el esfuerzo necesario para continuar con su vida. Aun así, hay ciertos criterios que te ayudan a “chequear” este esfuerzo requerido para llegar a ofertar:

1. La propuesta final requiere profundizar en el análisis funcional y técnico de la solución.
2. La entidad del cliente.
3. Los perfiles decisores de la propuesta.
4. La competencia.
5. ¿Es renovación o adquisición nueva?
6. Es base instalada o cuenta nueva.
7. Y, por último, siempre debes tener un cierto criterio intuitivo.

Lo dicho, no hay magia, pero es necesario que se realice esta fase previa de dimensionamiento del esfuerzo requerido.

Este pre-análisis nos permite gestionar correctamente el inicio del proceso de cualificación de la oportunidad. Así, podemos dar comienzo ya la fase de cualificación de la oportunidad.

Define el equipo adecuado para la gestión de las oportunidades de venta

Un proceso de vital importancia y que optimiza de manera decisiva los tiempos en la vida de una oportunidad, es la canalización adecuada y a tiempo hacia el equipo correcto.

Ciertas opps requieren de un esfuerzo significativo durante fase comercial, similar al esfuerzo durante la fase operativa. En estos casos, se establece una planificación de la fase comercial, definiendo hitos y definiendo el equipo responsable de que la opp llegue a presentarse. Este equipo de amig@s tendrá la responsabilidad última de la entrega de la propuesta. Normalmente nos vamos a encontrar:

• Jefes de Área
• Directores Departamento
• Consultores/Expertos
• Alianzas Externas

¿En qué punto ponemos el foco?

La buena noticia es que la fase pre-opp está funcionando muy bien y un gran volumen de oportunidades nuevas están entrando en nuestro funnel.

La mala noticia es que las oportunidades que pre-cualificar se están acumulando. Algunas de las oportunidades son de fácil pre-cualificación (por ejemplo, reselling o distribución), pero otras requieren de la definición de un equipo.

Obviamente, el principal criterio que hace que pongamos el focómetro apertura a 10 es el alto grado de necesidad de pre-cualificación y canalización correcta de las oportunidades de venta que han entrado en el funnel.

Otros criterios para activar el foco en esta fase pueden ser:

• Poco volumen de oportunidades en cierre, que provocan que aceleremos artificial e interesadamente oportunidades abiertas.
• Periodos de bajo volumen de trabajo “operativo”, que se aprovechan para acelerar oportunidades por parte de amig@s normalmente dedicados a los procesos productivo u operativos.
• Cuando se detecta un volumen significativo de oportunidades que están en fase Apertura desde hace mucho tiempo.

Para trabajar correctamente todos estos aspectos debemos pasar a la siguiente fase de trabajo, el diseño de la fase de cualificación, que veremos en el próximo capítulo

Y recuerda que para conseguir diseñar y optimizar todo tu proceso de ventas con un CRM, la mejor apuesta es confiar en nosotros.