Microsoft Dataverse para integración entre Business Central y Dynamics 365 Sales

El tratamiento y análisis de datos ha evolucionado a soluciones en las que no es necesario dominar la programación para obtener el máximo rendimiento de la información disponible. La accesibilidad y conectividad entre herramientas permite automatizar tareas y comprender el impacto real en el desarrollo de estas acciones. Eficacia sin programación que ahora se une a Business Central y Dynamics 365 Sales en Microsoft Dataverse.

¿Qué es Dataverse?

Dentro del ecosistema de Microsoft Power Platform existe un componente llamado Dataverse que permite almacenar y administrar de forma segura los datos utilizados por las aplicaciones. Una ventana a la innovación que convierte los datos en un valor inteligente con el que redefinir toda la estrategia de negocio.

Los datos de Dataverse se almacenan en un conjunto de tablas. Una tabla es un conjunto de filas (antes denominadas registros) y columnas (antes denominadas campos / atributos). Cada columna de la tabla está diseñada para almacenar un cierto tipo de datos, por ejemplo, nombre, edad, salario, etc. Dataverse incluye un conjunto básico de tablas estándar que engloba los escenarios típicos, aunque también puede crear tablas personalizadas específicas de su organización y rellenarlas con datos utilizando Power Query.

Integración Business Central – CRM

¿Y por qué se explica esto?

Porque aplicaciones de Dynamics 365, como Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service o Dynamics 365 Talent, utilizan Dataverse para almacenar y proteger los datos que utilizan.

En nuestro caso, la integración con Dynamics 365 Sales, tendrá como origen/destino de integración Microsoft Dataverse.

¿Cómo se configura la integración?

Lo primero que hay que hacer para lograr una integración con Dynamics 365 Sales es configurar dicha integración. Dentro del asistente de configuración de Business Central encontraremos dos opciones:

• Configurar una conexón a Dataverse

Establece la conexión con Dynamics 365 a dataverse y aplica la solución estándar con una serie de integraciones por defecto. Sin esta configuración no se puede realizar la siguiente.

• Configurar una conexión a Dynamics 365

Extiende la conexión a Dataverse pudiendo acceder tanto desde Dynamics 365 como desde BC a los registros emparejados, así como la posibilidad de integrar otras entidades.

Una vez realizada la configuración se podrá acceder a la configuración de la asignación de tablas de integración. Un lugar donde se podrá configurar las siguientes características:

• Direccionalidad de la integración por tabla y por campo.
• Registros que se sincronizarán. En algunos casos, los registros que no estén activos o que no cumplan ciertos criterios se puede excluir de la integración
• Asociar plantillas para cumplimentar datos. Existen registros que necesiten informar de algún valor para su correcto uso y que no se puede obtener del sistema origen/destino (p.e. en el caso de clientes, el grupo contable cliente, etc.).
• Reglas de transformación en campos para transformaciones básicas necesarias (p.e. poner en mayúsculas un valor, recortar ciertos caracteres, etc.)
• Sincronizar únicamente registros ya sincronizados (emparejados)
• Resolver conflictos en la actualización / eliminación de datos. P.e. para establecer qué sistema es el que prevalecerá ante estos conflictos.

¿Qué pasa si queremos customizar la integración?

Tanto si lo que se desea es añadir un nuevo campo en una integración existente, como añadir una integración entre tablas personalizadas la integración con dataverse permite la personalización de la estructura. Para ello, se deberá publicar las personalizaciones en ambos sistemas.

¿Cómo / cada cuánto se ejecuta la integración?

Al finalizar la configuración otra de las acciones que se producen es la ejecución de la integración.

Ésta se produce a través de las colas de proyecto. Permitiendo configurar la periodicidad de la sincronización.

Si en algún momento, es necesario sincronizar un único registro sin esperar a la siguiente sincronización, en cada registros dispondremos de una opción relacionada con Dataverse para ejecutar una sincronización única.

Finalmente, qué conseguimos con todo esto: Optimizamos nuestras tareas y el uso de nuestras soluciones tecnológicas de venta. La conexión agiliza el proceso poniendo la información siempre a disposición del equipo para que puedan mejorar el éxito de las operaciones comerciales y además se comparte de manera segura en el software utilizado por diferentes departamentos por lo que se evitan las perdidas de datos. Si te interesa dar este impulso a tu organización, contacta con nosotros para que te ayudemos a poner todo en marcha.