Soluciones para el sector retail: Digitaliza la gestión de tu almacén

El final de año es un momento importante para las empresas del sector retail a la hora de gestionar sus almacenes. Es la época de remangarse y cargarse de paciencia para hacer el tradicional inventario físico que tantas horas y tiempo supone para muchos negocios de todo tipo de tamaños y actividades y que se complica cuando se dispone de varios almacenes.

¿Y es necesario seguir este proceso?, ¿no hay soluciones que nos podrían hacer la vida y la gestión mucho más fácil? Hoy os hablamos de cómo hacer más eficiente la necesaria gestión del stock y el almacén en el sector retail y por qué debemos tener esta tarea siempre al día.

Las obligaciones legales en la gestión del stock

El primer motivo, quizás no el más importante, pero sí el que nos impide desistir, es que es obligatorio. Así lo recoge el articulo 25 del Código de Comercio:

Artículo 25.1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

De esta manera, toda organización (PYME, MicroPYME y autónomo incluidos) están obligados a llevar a cabo un inventario físico como mínimo a final de año para presentar dicho libro.

Un control preciso del stock, clave para las empresas del sector retail

Con el paso del tiempo, es habitual que parte de los activos que tienes se extravíen y que donde tu control interno dice que deberías tener 100 unidades solo tengas 90. Esto suele deberse principalmente a:

• Entradas de mercancías en el almacén con información incorrecta o pendiente de registrar. No es extraño que algunos albaranes no coincidan con el material que se recibe, y aquí empieza un error que, si no se detecta en el momento, queda presente desde el minuto cero.
• Confundir unos artículos con otros. Esto se puede producir tanto en las entradas como en las salidas de material. Si el personal encargado se equivoca o bien por desconocimiento o por una equivocación propia del ritmo de trabajo, puede provocarte un doble fallo en tu stock y pueden suponer un quebradero de cabeza a pesar de que el producto siga estando en el almacén; más aún si hay diferencia de precio entre el ítem que pensamos que tenemos y el que realmente tenemos.
• Errores administrativos de registros de las cantidades. No solo se puede dar un error en el tipo de producto, también a la hora de informar las cantidades puede producirse un fallo, aunque todo lo anterior sea correcto, y donde quería poner un 5 puse un 6.
• Productos que salen de los almacenes sin registrarse con el documento correspondiente. Esto puede ser debido a fraudes (o “regalos”) cometido por empleados o por un error administrativo.
• Hurto o robo. No suena bien, pero más frecuentemente de lo que pensamos o de lo que nos gustaría los negocios sufren este tipo de problemas. Esto se puede producir por personas externas a la organización, pero a menudo también suele ser cosa del personal interno.
• Tirar productos que ya no sean válidos para la actividad de la empresa sin dar la correspondiente baja (caducados, con defectos, etc).

Es importante poder tener una imagen fiel del material que tenemos realmente disponible, porque las diferencias pueden provocar problemas de distintas clases y con diferentes niveles de incidencia para la empresa.

¿Qué costes evitamos con la digitalización de la gestión del almacén?

Posiblemente este sea el motivo más importante para llevar a cabo este inventario. Y es que no tener un control real del stock de los distintos materiales que tienes en tu almacén normalmente se va a traducir en costes:

• Costes de imagen: cuando digamos a un cliente que podemos suministrarle un articulo en un plazo y que finalmente no sea así al no tenerlo disponible, esto provocará irremediablemente un problema de confianza en la relación con ese cliente, a pesar de que luego se pueda ser más o menos comprensivo.
• Costes en tiempo: al tratar de descubrir donde está el fallo que te ha llevado a dar esa información incorrecta distintas personas tendrán que perder su tiempo. Y también lo perderán teniendo que realizar un trabajo por segunda vez para corregirlo.
• Costes económicos: al tener que adquirir los materiales que te falten, pudiendo incluir el agravante de que el precio de ese producto sea superior al que tu tenías valorado. Este último punto es más sensible si cabe ahora que el problema de suministro y el encarecimiento de la energía han sido un tema recurrente en los últimos meses.

SAGE 200 Advanced. Un sistema de gestión perfecto para el sector retail

Por todo ello es importante apoyarse en procesos claros y definidos, un equipo capacitado y especialmente en la tecnología. Este es el punto clave que desde Integra nos gusta poner a vuestra disposición, y es que la tecnología nos permite no solo tener un registro informatizado del stock, también de darnos la posibilidad, con un sistema integrado como puede ser SAGE 200 Advanced, de tener toda la información conectada toda la información: las compras, todos los movimientos del almacén, la fabricación, la venta y la contabilidad. ¡Así es mucho más fácil que los inventarios cuadren!

Además, para los que quieran dar un paso más, este ERP cuenta con una solución integrada de gestión de almacén avanzado o SGA, que además de dar respuesta a todos esos problemas que he mencionado, optimiza los recursos y simplifica los procesos logísticos. Este software ofrecerá a estos clientes:

• Información en tiempo real y siempre actualizado.
• Optimización del espacio. En almacenes con mucha ocupación el SGA sugiere ubicaciones posibles de los productos recibidos.
• Mejora la productividad del operario. Al utilizar dispositivos móviles que agilizan los procesos y al permitir calcular la ruta optima en la preparación de los pedidos. Esto se traduce en un incremento de la competitividad de la compañía.
• Trazabilidad total. Al darte el control de los lotes y/o las fechas de caducidad y las incidencias en el traspaso de ubicaciones.
• Reducción de los costes provocados por errores. Eliminando el uso de papel y al contar con automatizaciones en las operaciones se reducirán los errores manuales.

Conclusiones

La implantación de un sistema de gestión puede suponer una mejora cualitativa y cuantitativa para tu negocio. La digitalización de productos y procesos es un paso necesario para seguir siendo competitivos en un mercado cada vez más volátil. Debemos de servirnos de la tecnología para poder hacer nuestro día a día laboral mucho más sencillo y eficiente con soluciones enfocadas al sector retail.

Entiendo que después de leer esto, muchos queráis saber más, por lo que podéis contactar con nosotros para que os acompañemos y asesoremos mejor sobre vuestras necesidades de forma personalizada, y consultar nuestro webinar enfocado en esta herramienta y ver una demo del SGA de Mobility Live integrado totalmente con el programa SAGE 200, además de otras soluciones conectadas de este fabricante que pueden complementar este software:

Escrito por Álvaro Ramos