¡Ya tenemos CRM! La presentación de oportunidades

Para culminar nuestro trabajo tenemos que convertir las oportunidades cualificadas en ventas reales. Es el momento de aprovechar el interés del cliente en resolver ciertas necesidades de su negocio y mostrarle como nuestros productos y servicios pueden solucionar sus problemas del día a día y así lograr mejores resultados.

«La oportunidad debe ser cualificada y dimensionada por el equipo adecuado»

El camino a seguir para lograr la confianza del cliente

Los componentes de una oferta son muy diversos. Cualquier aspecto relevante (y no tan relevante) nos ayudará a que el cliente confíe en nosotros. Pero por citar algunos:

1. Necesitamos una dosis de creatividad.
2. Dosis completa de solución técnica.
3. Incluir presupuestos adicionales (HW, Servicio de alianzas,…).
4. Alcance.
5. Planificación.
6. Presupuesto económico.
7. Información adicional : Fichas de producto, referencias, casos de éxito similares, y todo lo que ayude a presentar correctamente la solución.

Los mejores formatos para la presentación de oportunidades

En cuanto al formato, la decisión es del responsable principal de la oportunidad, y se tiene que basar en criterios lógicos del dimensionamiento de la misma (podemos decir, trascendencia o importancia), pero también en criterios de urgencia, de tiempo material para prepararla o, como has tenido que detectar en la fase de cualificación, de la relevancia de la propuesta.

Normalmente, se dispone de 3 principales formatos de presentación de propuesta:

1. Documento directo del sistema de gestión (CRM o ERP):

¿Cuándo? : La propuesta no requiere de “literatura” adicional a los conceptos ofertados y principalmente se utiliza en proyectos de hardware o de aprovisionamiento de licencias de software.

También se utiliza para renovaciones de servicios repetitivos.

De manera muy puntual, se puede utilizar para generar una propuesta que requiere de rápida actuación, debido a la necesidad de ofertas con formato oficial o facturas proforma por parte del cliente.

2. Documento sencillo (normalmente formato Word o similares):

¿Cuándo? : La oferta requiere de un nivel básico adicional de “literatura”, pero no requiere de nivel gráfico.

Principalmente se utiliza para:

• Propuestas rápidas que requieren de descripciones más o menos avanzadas adicionales a las propias del concepto+PVP.
• Propuestas sencillas [concepto+PVP] que requieren anexos tipo tratamiento de datos, confidencialidad,…
• Renovaciones de servicios, material de hardware o software que requieren de cierta flexibilidad en el documento.

3. Presentación Avanzada (normalmente formato PowerPoint o similares):

¿Cuándo?: Toda propuesta conlleva una serie de elementos que ya hemos mostrado antes en nuestra batidora: Desde la creatividad que hemos visto hasta el presupuesto económico y los casos de éxito relevantes.

Los aliados para una buena presentación de oportunidades

Un proceso muy importante: En la fase anterior hemos definido el QUÉ y ahora definimos y desarrollamos el CÓMO.

Ciertas opps requieren de un esfuerzo significativo en aspectos creativos, con lo que debemos incorporar amig@s con esas capacidades, tanto creativas como de diseño al desarrollo de la propuesta final. Este equipo de amig@s tendrá la responsabilidad última de la entrega de la propuesta. Normalmente nos vamos a encontrar:

• Consultores/Expertos
• Creativos
• Diseñadores
• (Por supuesto) Los clientes con los que tenemos que coordinar las diferentes sesiones de presentación de propuestas.

Hacia que punto enfocar nuestras acciones

Por último, tal y como ya comentamos anteriormente, debemos tener claro cuando poner el focómetro Presentación a tope.

Quizás, en la mayoría de las ocasiones, ésta no es una fase en la que haya que poner un foco específico, sino que viene unido al foco cualificación ya que ambas fases normalmente se acometen secuencialmente, sin gap entre ellas.

Los principales criterios para activar el foco en esta fase pueden ser:

• Se produce bottleneck y debemos acelerar la preparación y presentación de propuestas.
• Periodo de poco volumen de ventas, en la que existen una alta generación de nuevas oportunidades, pero que no requieren una urgencia por parte del cliente. Así, somos nosotros desde la organización, los que debemos acelerar los periodos de venta.
• Nuestros compañeros “creativos y diseñadores”, tienen un periodo de poco volumen de trabajo operativo, y aprovechamos para aumentar la “excelencia” en las presentaciones de propuestas.
• Cualquiera de las causas que nos vienen por la inercia de la fase de cualificación.

Como ocurría en los capítulos anteriores de esta serie, podemos ayudarte en el total o en cada fase específica de este proceso. En el próximo artículo cerraremos esta serie con la última etapa de la venta.