¡Ya tenemos CRM! El cierre de oportunidades

Ha sido un largo viaje desde que implantamos nuestro CRM hasta que hemos desarrollado toda una estrategia para incrementar nuestras ventas. En esta última fase toca hacer todo lo posible para cerrar esa oportunidad de manera positiva. Te explicamos como vamos a hacerlo.

“La oportunidad se ha presentado: Utilicemos cualquier acción adecuada, lógica y útil que ayude a cerrar como ganada“

Una vez presentada la propuesta, quedamos a la espera de la decisión final por parte del cliente. Comienza así el periodo de “espera activa” hasta la decisión y debemos decidir qué acciones realizar hasta que te comunican si ganamos o no la oportunidad.

Las acciones a realizar en el proceso de cierre de oportunidades

Estos son los aliados para apoyarte y las acciones a realizar en esta espera activa para hacerla menos aburrida.

• (Todo en su justa y necesaria medida) Formar un equipo de cierre que ayude a reforzar la propuesta de Integra: Para ciertos casos, te apoyarás en CEO o en Dirección de un área concreta de cara a potenciar el mensaje de la compañía y de su interés en ser proveedor del cliente. Reforzando así mismo tu figura dentro de la futura relación.
• Podrás utilizar alianzas de cara a potenciar la figura de la compañía como partner importante de estas marcas.

¿Dónde debemos centrar nuestros esfuerzos para cerrar la venta?

Toca poner el focómetro Cierre a tope. Normalmente debido a cambios de ciclo o cierres de periodo para contabilizar objetivos de venta conseguidos (finales de mes, trimestre o año fiscal).

En realidad, el foco Cierre siempre está activo, siempre es importante, pero no debemos olvidar que la generación de nuevas oportunidades de venta es lo que nos alimenta el funnel de dentro de 2-3 meses.

Durante el proceso de “espera activa” del cierre puedes utilizar ciertas palancas para ayudar durante la fase de decisión. Estas palancas dependen de la intensidad que necesite la oportunidad, aquí algunos ejemplos:

• Simplemente hacer llamadas periódicas preguntando por la decisión y ofreciéndote a completar la propuesta según se necesite.
• Organizar reuniones con Alta Dirección que refuercen los mensajes.
• Trabajemos la capacidad de reacción: Prepara el plan B para que, en caso de que la decisión sea negativa, te abran la puerta a la negociación (precios especiales con fabricante, solicitudes especiales a gerencia, redefinir el alcance del proyecto, aportar un valor añadido que la competencia no puede,…). Prepara el plan B, pero también la justificación de porqué es un plan B.
• Y por supuesto, otras acciones que definitivamente ayuden a cerrar la oportunidad a nuestro favor.

Como resumen, en las ocasiones que lo requieran, adopta el método de “espera activa” durante la fase de cierre, de manera adecuada, cauta e inteligente.

¿Qué hacer al cerrar la oportunidad?

¿Y qué ocurre cuando ganamos o perdemos la oportunidad? La oportunidad se cierra, desde la alegría o desde la decepción, la oportunidad sale por la parte final del funnel, como finalistas de un proceso de selección que comenzó cuando multitud de leads y multitud de oportunidades aparecían en la fase apertura. Pero todavía queda un último paso en el proceso, que asegure que las gestiones tanto sobre una oportunidad ganada como sobre una oportunidad perdida son las necesarias.

Si hemos ganado la oportunidad y cerrado la venta

Comenzamos en le caso de que hayamos ganado la oportunidad: Los procesos tienen como base la correcta gestión y registro de la oportunidad ganada y normalmente las líneas de trabajo son las siguientes:

1. CRM : Cerrar la oportunidad como ganada y almacenar toda la documentación asociada.
2. ERP : Generar el pedido, las condiciones de facturación y preparar a nuestro sistema de gestión para generar las correspondientes facturas según los tiempos pactados.
3. JURÍDICO : Preparar contratos de prestación de servicios.
4. OPERATIVO : Preparar a todo el equipo operativo para la ejecución del proyecto contratado: Compras, Producción, Servicios,… ¡A planificar!

Si hemos perdido la oportunidad

La pérdida de una oportunidad de venta en cualquiera de las fases del funnel conlleva una decepción. Pero si la pérdida se produce en la fase de cierre, en la final, la decepción puede alcanzar niveles más altos que hay que superar, ya que tanto las victorias como las derrotas nos deben servir para aprender. En la triste derrota debemos sacar fuerzas para concluir correctamente los procesos de cierre y sacar del funnel a la oportunidad perdida:

1. CRM : Cerrar la oportunidad como perdida e indicar toda la información relevante que nos permita obtener un feedback válido de cara al aprendizaje en futuras oportunidades de venta (causas, precios, competencia, presentación, defensa,…).
2. ERP : Cerrar el workflow de ventas de nuestro sistema de gestión.
3. OPERATIVO : Comunicar y agradecer al equipo.

Software CRM como aliado para optimizar tu funnel de ventas

Aquí concluye nuestro viaje a través de un funnel de ventas cualquiera, que puede ser el tuyo o el mío, pero que intenta describir algunos procesos que deberíamos desarrollar e implementar en nuestra estrategia de ventas. Por supuesto que es un ejemplo de los infinitos procesos y la idea principal de la serie de posts “¡Ya tengo un CRM!”, como comentamos, es que debemos trabajar para que la tecnología que nos acaban de implantar, sobre la que nos acaban de formar y que vamos a tener que pagar sea útil y nos dé el valor diferencial sobre la competencia, estemos en el mercado que estemos.

Aquí tienes el enlace a todos los capítulos de la serie para que puedas repasar las diferentes fases que hemos visto.

¡YA TENEMOS CRM! ¿Y AHORA QUÉ?
¡YA TENEMOS CRM! MODELOS PROACTIVOS DE GENERACIÓN DE NEGOCIO
¡YA TENEMOS CRM! LA APERTURA DE OPORTUNIDADES
¡YA TENEMOS CRM! LA CUALIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES
¡YA TENEMOS CRM! LA PRESENTACIÓN DE OPORTUNIDADES

Espero que el viaje en tu funnel se diseñe y se implemente desde la utilidad, la lógica y el realismo. Pero nunca te olvides de disfrutar, esto no deja de ser un viaje compartido con much@s amig@s y la amistad hay que cultivarla, mantenerla y disfrutarla por muchos años. ¿Te acompañamos?