Conciliación bancaria asistida por IA en Business Central

Hasta ahora, este proceso podía ser algo tedioso, sobre todo cuando había muchas transacciones. Pero con la ayuda de Copilot, el asistente de inteligencia artificial de Microsoft, esta tarea se vuelve mucho más ágil, precisa y sencilla.

Qué necesitas para comenzar

Antes de iniciar la conciliación bancaria con Copilot, es importante asegurarse de que todo esté correctamente configurado.

Primero, debes tener creada y configurada la cuenta bancaria en Business Central, de modo que el sistema pueda registrar los movimientos y asociarlos al banco correspondiente. A continuación, necesitas disponer del extracto bancario actualizado, que puedes obtener de dos formas: conectando Business Central con tu cuenta bancaria en línea o importando un archivo con los movimientos (normalmente en formatos como CSV o CAMT).

También es necesario que la funcionalidad de Copilot esté habilitada en tu entorno. Esto dependerá de la versión de Business Central que estés utilizando y de si tu entorno cuenta con las capacidades de inteligencia artificial activadas. Si trabajas en un entorno cloud, es muy probable que ya tengas acceso.

Con estos elementos preparados, ya puedes pasar a la práctica y realizar la conciliación bancaria guiada por Copilot.

Fases del proceso de conciliación bancaria con Copilot

Fase 1: Iniciar la conciliación

Existen dos maneras de comenzar:

• Crear una nueva conciliación: desde el menú Conciliaciones bancarias, selecciona la opción Copilot > Conciliar, elige la cuenta y, si no tienes conexión bancaria, importa el archivo del extracto. Luego pulsa Generar y Copilot empezará a analizar los movimientos.
• Usar una conciliación existente: si ya has creado una conciliación manualmente, puedes acceder a ella y pulsar Conciliar con Copilot. El asistente analizará los datos disponibles y preparará sus sugerencias.

En ambos casos, el objetivo de esta fase es dejar que Copilot recopile la información necesaria para ofrecerte una primera propuesta de conciliación.

Fase 2: Análisis y propuestas de coincidencia

Una vez realizado el análisis, Copilot te mostrará un resumen con los resultados:

• Cuántas transacciones se han conciliado automáticamente.
• Qué líneas tienen coincidencias sugeridas.
• Qué movimientos quedan sin emparejar.

Verás una lista con cada transacción del extracto y las propuestas de Copilot: por ejemplo, vincular un pago del banco con varias facturas abiertas o asociar un cargo con un asiento contable específico.

En esta fase, tú revisas las sugerencias y decides si aceptarlas, modificarlas o eliminarlas. Nada se confirma sin tu aprobación, por lo que mantienes el control total.

Fase 3: Registro de diferencias

Es habitual que queden movimientos que no se pueden emparejar automáticamente, como comisiones, intereses o cargos únicos. Aquí entra en juego otra de las capacidades de Copilot: analizar la descripción del movimiento y sugerir una cuenta contable adecuada para registrar esa diferencia.

Tú puedes revisar la propuesta, cambiar la cuenta si lo consideras necesario y guardar el asiento. Así, todos los movimientos del extracto quedarán reflejados correctamente en tu contabilidad, sin dejar partidas pendientes.

Fase 4: Revisión y confirmación

Cuando hayas revisado todas las coincidencias y diferencias, llega el momento de confirmar la conciliación. En esta fase puedes:

• Guardar las coincidencias aceptadas.
• Descartar las que no correspondan.
• Activar la opción “Publicar si totalmente coincidente”, para que el sistema cierre automáticamente la conciliación si no quedan discrepancias.

Al finalizar, tendrás una conciliación bancaria completa, actualizada y verificada, con todos los movimientos bancarios reflejados en tu contabilidad.

Ventajas de usar Copilot en la conciliación

• Ahorro de tiempo: automatiza la comparación entre extractos y registros.
• Mayor precisión: detecta relaciones entre movimientos que podrían pasar desapercibidas.
• Control total: tú decides qué sugerencias aplicar antes de confirmar.
• Aprendizaje continuo: Copilot mejora sus propuestas con el uso.

Consejos para sacarle el máximo partido

• Realiza conciliaciones de forma regular para evitar acumulación de movimientos.
• Mantén actualizada tu estructura de cuentas contables y descripciones.
• Aprovecha las sugerencias de Copilot como punto de partida, pero revisa siempre las coincidencias antes de confirmarlas.
• Documenta las acciones y guarda un histórico de conciliaciones como parte de tu control interno.

Esta herramienta te permite dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y más a analizar los resultados financieros y tomar decisiones estratégicas. Copilot no sustituye tu criterio, lo potencia. Te acompaña en cada paso para que tu contabilidad sea más ágil, fiable y eficiente.

La conciliación bancaria ya no tiene por qué ser un proceso largo y manual. Con la ayuda de Copilot en Business Central, puedes automatizar gran parte del trabajo, obtener sugerencias inteligentes y cerrar tus conciliaciones con rapidez y seguridad.