Nuevo registro horario digital: cómo afectará a las empresas y qué pasos seguir para adaptarse

El desarrollo del Real Decreto busca reforzar el control de las horas efectivas de trabajo, garantizar el derecho a la desconexión y reducir el volumen de horas extraordinarias no pagadas, estimadas en más de 2,6 millones a la semana.

Un cambio normativo con impacto directo

Hasta ahora, el Real Decreto-ley 8/2019 ya obligaba a las empresas a registrar la jornada laboral de todos sus empleados, conservar esos registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de trabajadores e inspección. Sin embargo, el nuevo reglamento va un paso más allá: pretende instaurar un sistema electrónico obligatorio, fiable y accesible que permita una supervisión masiva y automatizada por parte de la Inspección de Trabajo. Este nuevo marco exigirá que el registro:

• Sea digital y verificable, con trazabilidad de los datos.
• Permita distinguir entre tiempo efectivo, pausas y disponibilidad.
• Ofrezca acceso remoto e inmediato tanto a empleados como a la autoridad laboral.
• Incluya mecanismos de autenticación y control de modificaciones.

Además, se incorporan medidas específicas para proteger la salud y conciliación, en línea con la normativa europea sobre tiempo de trabajo y desconexión digital.

Obligaciones que se mantienen

El nuevo Real Decreto refuerza pero no sustituye las obligaciones actuales. Todas las empresas deberán seguir:

• Registrando el inicio y fin de jornada de cada persona trabajadora.
• Conservando los registros durante cuatro años.
• Facilitando el acceso a empleados, sindicatos e Inspección.
• Informando mensualmente sobre las horas extraordinarias realizadas.

El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones de hasta 6.250 euros por trabajador, por lo que la adaptación será prioritaria en los próximos meses.

Cómo prepararse para el nuevo registro digital

El cambio normativo no solo implica cumplir la ley, sino también modernizar la gestión laboral. Para adaptarse con agilidad, las organizaciones deben:

• Evaluar su sistema actual de fichaje y registro.
• Implantar una solución digital que garantice fiabilidad, trazabilidad y acceso remoto.
• Establecer protocolos internos para registrar pausas, interrupciones y horas extraordinarias.
• Asegurar la protección de datos y la transparencia con los empleados.
• Formar a los equipos de RRHH y comunicar las nuevas políticas a toda la plantilla.

Más allá de la obligación legal, esta medida puede convertirse en una oportunidad para mejorar la eficiencia, fomentar una cultura del tiempo más saludable y aumentar la confianza entre empresa y trabajadores.

Un paso hacia la digitalización responsable

El nuevo registro horario digital es una pieza más del proceso de transformación laboral que vive el tejido empresarial. Supone un cambio de paradigma en la relación entre personas, tecnología y normativa: las empresas deberán apoyarse en herramientas digitales para cumplir con la ley, pero también para crear entornos laborales más sostenibles, transparentes y orientados al bienestar. En los próximos meses, la publicación oficial del Real Decreto en el BOE marcará el inicio de su aplicación. Anticiparse es clave: revisar procesos, definir estrategias y elegir las soluciones adecuadas permitirá a las organizaciones evitar sanciones y convertir la adaptación normativa en una ventaja competitiva.