La integración entre inteligencia artificial y sistemas ERP no deja de avanzar. Con la llegada de los Agent Flows en Microsoft Copilot Studio, las organizaciones pueden dejar atrás la automatización tradicional y crear procesos inteligentes que se conectan directamente con su sistema de gestión empresarial, como Dynamics 365 Business Central.
Los Agent Flows combinan lógica estructurada con IA generativa para ejecutar tareas completas de principio a fin, permitiendo que un agente detecte necesidades, tome decisiones y lance acciones dentro del ERP de forma autónoma y controlada.
¿Qué son los Agent Flows?
Los Agent Flows son flujos de trabajo estructurados, determinísticos y reutilizables que actúan como piezas clave dentro de un agente generativo creado con Copilot Studio. Cada flujo está diseñado para comportarse siempre de la misma forma frente a una entrada determinada, asegurando consistencia, trazabilidad y control en los procesos automatizados.
Lo verdaderamente disruptivo es que estos flujos pueden activarse no solo por eventos manuales o programados, sino también por agentes inteligentes que razonan y actúan de forma autónoma. De esta forma, se combinan lo mejor de dos mundos: la automatización lógica clásica y las capacidades cognitivas de la inteligencia artificial generativa.
¿Qué aporta esto a Business Central?
Business Central es un ERP robusto, diseñado para centralizar la información financiera, contable, logística y operativa de una empresa. Pero, ¿qué sucede cuando lo conectamos con flujos inteligentes impulsados por IA?
Los Agent Flows permiten:
- Detectar eventos críticos (como un cliente con alto riesgo de impago) y lanzar automáticamente tareas en Business Central, como bloquear pedidos o crear alertas al equipo financiero.
- Automatizar procesos repetitivos, como la generación de facturas recurrentes, informes de tesorería o registros contables a partir de correos electrónicos analizados por IA.
- Agilizar la aprobación de documentos: un agente puede leer contratos o solicitudes y, en función de su contenido y reglas internas, lanzar flujos de aprobación en Business Central con lógica condicional.
- Sincronizar tareas comerciales o de compras tras analizar correos o formularios. Por ejemplo: tras detectar una oportunidad en un email, se lanza un Agent Flow que crea una oferta en Business Central con todos los datos rellenados automáticamente.
Ejemplos de uso real en Business Central
Gestión de pedidos inteligente
Un cliente realiza un pedido a través de un canal externo (web, email, WhatsApp...). Un agente analiza la solicitud, consulta el stock en tiempo real a través de Business Central y:
- Crea automáticamente el pedido si todo está disponible.
- Notifica a compras si hay rotura de stock.
- Lanza un flujo de aprobación si se detecta un cliente con condiciones especiales o riesgo financiero.
Conciliación bancaria automática
Tras la importación de movimientos bancarios, un Agent Flow se activa para:
- Analizar los datos.
- Identificar pagos pendientes.
- Registrar asientos contables sugeridos en Business Central.
- otificar únicamente las excepciones al departamento financiero.
Control de gastos y límites presupuestarios
Un responsable introduce una solicitud de compra. Un agente comprueba en Business Central si:
- La partida presupuestaria tiene saldo.
- Existen proveedores alternativos.
- Hay compras similares en los últimos meses.
- Según el resultado, lanza el flujo de aprobación o devuelve una recomendación.
Ventajas para el ecosistema Business Central
- Automatización inteligente sin programación: los flujos se construyen con lenguaje natural o un diseñador visual, sin necesidad de desarrollo.
- Trazabilidad total: cada acción queda registrada, con control sobre qué agente lanza qué flujo y con qué datos.
- Reducción de errores manuales: los flujos evitan tareas repetitivas y minimizan los errores por descuido.
- Más tiempo para lo importante: los equipos dedican menos tiempo a tareas operativas y más a analizar, prever y decidir.
Los Agent Flows están disponibles desde abril de 2025 dentro de Microsoft Copilot Studio, la herramienta que permite construir copilotos personalizados para cada organización. Business Central ya cuenta con conectores nativos en Power Platform, por lo que su integración es inmediata y segura.
En Integra Tecnología te ayudamos a identificar los procesos de tu empresa que pueden beneficiarse de esta automatización inteligente. Diseñamos copilotos a medida, conectados a tu entorno de Business Central, con capacidad para actuar, decidir y ayudarte a anticipar lo que viene.