Durante décadas, las empresas han buscado automatizar sus procesos de cuentas por pagar. Desde los primeros sistemas informáticos hasta las tecnologías más recientes, hemos visto avances significativos: OCR, RPA, facturación electrónica y conectividad mejorada.
Sin embargo, todas estas herramientas tenían una limitación en común: no lograban resolver el “último tramo” del proceso, aquel que requiere criterio contable específico según la empresa, el sector y el país.
En la práctica, este último paso seguía necesitando la intervención de un contable o la creación de configuraciones rígidas, dependientes de que los datos llegaran siempre con el mismo formato. Esto, además de ralentizar el ciclo de aprobación, también limitaba la capacidad de escalado de la automatización.
La llegada del Agente de Pagos
Microsoft ha presentado el Agente de Pagos, un nuevo agente basado en IA generativa integrado en Dynamics 365 Business Central. Su objetivo es claro: automatizar de principio a fin el proceso de cuentas por pagar, desde la recepción de facturas por múltiples canales hasta su contabilización final.
Este agente no se limita a extraer datos de una factura, sino que aplica el conocimiento contable aprendido para:
- Clasificar y registrar las facturas de forma correcta.
- Detectar fraudes o anomalías.
- Recomendar acciones basadas en el histórico de la empresa.
- Sugerir ajustes como diferir un gasto o repartirlo entre departamentos.
Automatización con supervisión inteligente
Aunque el Agente de Pagos está diseñado para trabajar de manera autónoma, Microsoft ha incorporado la filosofía “human in the loop”. Las empresas podrán configurar en qué puntos del flujo se requiere la validación de una persona, manteniendo un equilibrio entre eficiencia y control.
Nuevos componentes en Business Central
Para hacer posible esta experiencia, Microsoft ha desarrollado varias funciones clave dentro de Business Central:
- Conector de documentos para Microsoft 365: Permite importar facturas PDF directamente desde Outlook, SharePoint o OneDrive.
- Página de lista de documentos entrantes: Un único punto de entrada para todas las facturas, independientemente del canal de recepción.
- Recomendar acciones basadas en el histórico de la empresa.
- Página de borrador de documento de compra: El lugar donde el Agente de Pagos propone cómo registrar la factura, incluyendo distribución de costes y vista previa del PDF.
Funciones previstas para la versión inicial
- Soporte tanto para PDF como para facturas electrónicas.
- Three-way matching: conciliación automática entre factura, pedido de compra y recepción.
- Procesos de aprobación optimizados con visualización directa del documento.
- Configuración flexible para definir los puntos de intervención humana.
Disponibilidad
El Agente de Pagos está actualmente en desarrollo y se espera su vista previa pública en la segunda mitad de 2025. Su lanzamiento marcará un paso importante hacia la automatización completa de las cuentas por pagar, trasladando el conocimiento contable desde la experiencia humana hasta un agente capaz de aplicarlo a gran escala.
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