GRUPO AVANZA
Eficiencia operativa automatizando procesos internos con Power Platform
Logística
Eficiencia y ahorro de tiempo al digitalizar procesos manuales
Trazabilidad de los procesos que permiten un control eficaz y detectar necesidades y mejoras
Simplificación de procesos que mejoran el trabajo diario de los empleados
Introducción
Grupo Avanza es uno de los principales operadores de movilidad en España, con más de 2.000 vehículos en circulación y presencia en más de 30 ciudades. Pertenece al grupo internacional Mobility ADO, y gestiona servicios urbanos, interurbanos, transporte escolar, transporte a la demanda y movilidad para personas con diversidad funcional.
Más allá del transporte público, Avanza es una organización compleja y altamente distribuida, que requiere procesos internos coordinados, trazables y sostenibles para mantener la eficiencia en cada una de sus delegaciones. En los últimos años, la compañía ha acelerado su transformación digital para mejorar no solo la experiencia del viajero, sino también la operativa interna que garantiza la calidad del servicio.
Desafío del Cliente
En su proceso de aceleración de la transformación digital Grupo Avanza comenzó con una serie de workshop de automatización organizado junto a Integra Tecnología, en varias de sus delegaciones en la que los equipos de Grupo Avanza, junto con nuestros consultores identificaron los principales puntos de fricción en sus procesos internos diarios.
El reto era involucrar a sus empleados clave en estas delegaciones para identificar esos puntos de dolor en sus procesos para automatizarlos gracias a la aplicación óptima de la tecnología..
El workshop sirvió como palanca para tomar conciencia de la necesidad de una solución ágil, digital y fácilmente escalable, que pudiera implantarse sin interrumpir la operativa, adaptarse al personal de base y mejorar la eficiencia global de forma progresiva, segura, flexible y escalable. Además, se formó a los usuarios clave para que pudieran evolucionar algunas aplicaciones de forma autónoma en el futuro.
El punto de dolor fue el punto de partida: del papel y Excel a flujos digitales con trazabilidad, visibilidad y control. Así empieza la transformación cuando se aterriza en soluciones concretas.
Cinco procesos clave, cinco apps activas, cero interrupciones: desde el análisis conjunto en delegaciones hasta la automatización de tareas con Power Platform, el salto fue directo y eficaz.
Estrategia
Se identificaron procesos clave —como la liquidación de servicios, la comunicación de partes o el seguimiento de recaudaciones— que se seguían gestionando a través de formularios en papel, Excel o correos electrónicos. Esta dispersión generaba pérdidas de tiempo, errores en la consolidación de información y dificultades para supervisar de forma eficaz la actividad.
Además, existía una necesidad creciente de ganar visibilidad, trazabilidad y control sobre procesos distribuidos, especialmente en áreas como Recursos Humanos, operaciones y flota. Se buscaba una solución ágil, digital, sin grandes costes de implantación y fácil de adoptar por parte del personal en las delegaciones
Desde Integra Tecnología se propuso un enfoque low code y escalable, basado en Microsoft Power Platform, para desarrollar de forma rápida y eficiente cinco aplicaciones adaptadas a las necesidades de las delegaciones piloto.Cada aplicación se diseñó en colaboración directa con los usuarios finales, buscando resolver un caso de uso específico y reemplazar procesos repetitivos y manuales por flujos digitales, con integración documental y automatización de tareas.
Se desarrollaron 5 aplicaciones con Power Apps, personalizadas, con acceso web y móvil, adaptadas al entorno operativo de Avanza:
- Comunicación de partes e incidencias.
- Control de liquidaciones.
- Gestión de recaudaciones.
- Control de elementos de flota.
- Registro de entradas y salidas en base.
Se utilizo Power Automate para automatizar flujos de trabajo y notificaciones en tiempo real, y SharePoint Online como sistema de almacenamiento documental y control de versiones. Además se integraron con Excel Online y sistemas internos para la generación de informes y exportaciones y la arquitectura fue construida sobre entornos seguros de Microsoft 365, con roles, permisos y trazabilidad completa.
Beneficios
Un workshop bien enfocado no es solo una conversación: es el inicio de una hoja de ruta que acelera decisiones, prioriza necesidades reales y pone en marcha soluciones escalables. Este caso de éxito demuestra el poder transformador de escuchar a los equipos en las delegaciones para transformar su día a día con soluciones reales, cómo cuando la tecnología se pone al servicio de las personas, la transformación digital deja de ser una promesa.
La digitalización de procesos clave ha permitido a Avanza acelerar en su compromiso con la eficiencia operativa, reforzando su capacidad de supervisión y mejorando el día a día de sus equipos en las delegaciones piloto. Hemos digitalizado completamente cinco procesos internos identificados por sus empleados, que antes eran manuales, y estaban generando cuellos de botella, errores en los datos y por tanto retrasos y perdida de tiempo en la operativa diaria de la compañía.
Alcanzando los objetivos clave de los diferentes retos que se identificaron en los diferentes workshops:
- Ahorro de tiempo y reducción de errores en tareas repetitivas.
- Mejora en la trazabilidad, control y visibilidad de la operativa.
- Adopción rápida por parte de los equipos sin curva de aprendizaje elevada.
- Escalabilidad para extender el modelo a otras delegaciones del grupo.
- Integración plena con herramientas Microsoft ya en uso por la organización.
Casos de éxito relacionados
¿Quieres más información?
Si quieres recibir más información sobre lo que hacemos y sobre nuestros productos y servicios, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos deseando ayudarte y ofrecerte las soluciones que te posicionarán en el futuro. Tecnología, Estrategia Digital, Data e Inteligencia artificial, Gestión de personas y Estrategia.