PYA Marketing
Centraliza tus servicios de cashback en Business Central
Servicios Profesionales
Soluciones de Negocio
Incremento de la productividad en un 2000%
Validación automática del 95% de los tickets
Pagos gestionados en 24 horas
Introducción
PYA Marketing es una empresa especializada en soluciones de cashback y fidelización para sectores como el asegurador, el farmacéutico y gran consumo. Su modelo de negocio se basa en un enfoque B2B2C, ofreciendo plataformas que facilitan la gestión de promociones, asegurando un proceso automatizado y eficiente para sus clientes. Fundada en 2013 por profesionales del sector, PYA ha evolucionado significativamente. La empresa destaca por su capacidad de adaptación a las necesidades del mercado y su innovación constante en tecnología aplicada a la fidelización de clientes.
"Antes, nuestros agentes procesaban 1.000 solicitudes al mes; hoy, con la misma estructura, gestionamos 40.000 sin esfuerzo. La productividad se ha disparado un 2000%."
Desafío del Cliente
Antes de la implantación de Business Central, PYA operaba con sistemas dispersos que dificultaban la automatización y optimización de procesos. La gestión manual de promociones y pagos implicaba tiempos de espera prolongados, una alta carga administrativa y una experiencia del usuario poco eficiente. Además, la falta de integración con otras herramientas tecnológicas limitaba la capacidad de escalar operaciones de manera efectiva y de gestionar grandes volúmenes de transacciones.
Uno de los principales problemas que enfrentaban era la gestión de tickets de compra en promociones de cashback. Anteriormente, las farmacias y otros establecimientos debían financiar los reembolsos durante meses, ya que la verificación y liquidación de las promociones se realizaba de forma manual, retrasando los pagos a los clientes finales. Este modelo generaba insatisfacción y desgaste tanto para los clientes como para el equipo de PYA.
Business Central como el core de sus operaciones
Estrategia
Para abordar estos y otros desafíos, PYA implementó Microsoft Dynamics 365 Business Central como el core de su operativa, estableciendo una integración completa con otras plataformas clave:
- Plataformas web desarrolladas en Drupal para la gestión personalizada de campañas de cashback para sus clientes finales, permitiendo a los clientes subir tickets de compra y realizar el seguimiento de sus solicitudes.
- Sistemas reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) con IA para el registro y validación automatizada de tickets, reduciendo la necesidad de revisión manual.
- Automatizaciones para la sincronización de datos con Business Central y la generación de informes y comunicaciones con usuarios y clientes en tiempo real.
- Integración con la plataforma de pagos BIZUM, realizándose de forma automatizada miles de pagos a los usuarios.
En el proyecto de implantación de Business Central uno de los diferentes procesos clave automatizados ha sido la gestión y validación de tickets de compra.
Cuando los usuarios envían sus tickets a través de los portales web de cada cliente final, estos se procesan de manera automatizada a través de un ICR registrando automáticamente toda la información procesada en Business Central. Este sistema, junto a los algoritmos configurables desarrollados en Business Central para cada una de las campañas, valida o rechaza los datos teniendo en cuenta las condiciones establecidas en cada campaña. El sistema aprueba o rechaza automáticamente la operación en cuestión de segundos, procediendo a su comunicación al usuario del servicio. En caso de detectar desviaciones en los algoritmos propuestos, se activa la revisión manual. Este proceso híbrido permite mantener un alto nivel de automatización, minimizando las intervenciones humanas sin comprometer el control de calidad.
Otro de los procesos automatizados implantados en Business Central es la emisión de documentos fiscales de auto facturación, adaptados a la normativa vigente según el régimen fiscal de cada cliente. El día 1 de cada mes, el sistema genera automáticamente una factura con el detalle de todas las transacciones realizadas, incluyendo una línea por cada operación —ya sea una o múltiples— con los importes correspondientes.
El sistema contempla distintas casuísticas fiscales, como régimen general, recargo de equivalencia, inversión del sujeto pasivo o territorios específicos como Canarias, Ceuta o Melilla. En función de cada caso, se emite el documento correspondiente —factura, abono o autofactura— de forma automática y conforme a la legislación.
Además, Business Central envía un correo electrónico personalizado con el documento adjunto, todo ello configurado previamente, incluyendo el contenido y el diseño en HTML del mensaje. Este proceso, que puede ejecutarse con frecuencia mensual, trimestral o incluso diaria, ha eliminado la necesidad de que los equipos administrativos intervengan manualmente, lo que ha supuesto una gran mejora en eficiencia y trazabilidad.
El proceso desde la recepción de tickets hasta el envío de la factura al cliente sería el siguiente:
Beneficios
- Reducción de tiempos de respuesta: los clientes pueden visualizar el estado de sus solicitudes en tiempo real, evitando reclamaciones innecesarias.
- Reducción de la carga administrativa, permitiendo al equipo centrarse en la atención al cliente y el desarrollo de negocio en lugar de tareas repetitivas.
- Mayor transparencia y trazabilidad, gracias a dashboards en Power BI que facilitan el control de campañas, la generación de informes y el análisis de KPIs.
- Escalabilidad operativa, permitiendo a la empresa procesar un volumen mucho mayor de transacciones con los mismos recursos.
- Mayor competitividad: PYA ha logrado igualar en capacidades tecnológicas a empresas multinacionales con un equipo reducido.
- Flexibilidad total en la gestión de campañas: gracias a las integraciones con Business Central, PYA ha podido ofrecer un modelo modular que se adapta a cada cliente, permitiendo personalizar promociones y facilitar la gestión de datos.
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