OXFAM INTERMÓN
Plataforma corporativa para la gestión de compras en país de Oxfam
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Proyectos de Software
Gestión de compras unificada en más de 10 países. Equipos locales más ágiles, procesos más seguros
Confianza y trazabilidad: la tranquilidad de saber cómo y dónde se gasta cada recurso
Decisiones de compra con información fiable y en tiempo real.
Introducción
Oxfam Intermón es una organización internacional de referencia en acción humanitaria, cooperación al desarrollo y respuesta ante emergencias, con presencia en numerosos países de América Latina, África y otras regiones.
Su actividad se apoya en equipos locales distribuidos, que operan en contextos complejos y con altos requisitos de control, transparencia y rendición de cuentas en el uso de los recursos.
>p>En este contexto, la gestión de los procesos de compras en cada país es un elemento clave para garantizar la agilidad operativa, el cumplimiento de los procedimientos internos y la trazabilidad exigida por donantes y organismos financiadores. La diversidad de países, equipos y normativas hacía necesario evolucionar hacia un modelo de gestión más homogéneo, digital y orientado al usuario.Desafío del Cliente
Oxfam gestionaba los procesos de compras en el país mediante herramientas ofimáticas como Excel y Word, lo que implicaba una elevada carga manual, dispersión de la información y dificultades para obtener una visión global y en tiempo real del estado de las compras.
El proceso incluía múltiples etapas —desde la expresión de la necesidad y la autorización del gasto, hasta la solicitud de ofertas, la comparativa, la orden de compra, la recepción y la solicitud de pago— que requerían validaciones, aprobaciones y gestión documental en distintos soportes.
Esta operativa complicaba la trazabilidad completa de las transacciones, incrementaba el riesgo de errores y dificultaba la preparación de auditorías y reportes de gestión.
Además, Oxfam necesitaba una solución accesible para equipos de hasta 12 países, con distintos perfiles de usuario, que mejorara la experiencia de uso, redujera la carga administrativa y ofreciera información fiable para la toma de decisiones.
El ecosistema Microsoft se pone al servicio del impacto social: Power Platform, Dataverse y Power BI como base de una gestión de compras trazable y escalable.
Estrategia
Para dar respuesta a este reto, Integra Tecnología diseñó y desarrolló una aplicación corporativa para la gestión integral de compras en país, adaptada a los procesos y necesidades específicas de Oxfam y orientada a facilitar la operativa diaria de equipos distribuidos en distintos países.
La solución se construyó sobre tecnología Microsoft, integrando los siguientes componentes:
- Microsoft Power Apps: Se desarrollo de una aplicación model-driven para la gestión completa del ciclo de compras, accesible por roles y diseñada para simplificar la creación, consulta y seguimiento de los expedientes.
- Microsoft Power Automate: Se automatizaron los flujos de aprobación y validación en cada fase del proceso de compras, garantizando trazabilidad, control de estados y notificaciones automáticas a los usuarios implicados.
- Microsoft Dataverse:Para el almacenamiento estructurado de los datos operativos (compras, proveedores, contratos, estados y aprobaciones), asegurando consistencia, seguridad y escalabilidad de la información.
- Microsoft Sharepoint:Para la gestión documental integrada, con creación automática de carpetas y subcarpetas por expediente, control de versiones y acceso seguro a la documentación asociada a cada proceso de compra.
- Microsoft Power BI: Se crearon los cuadros de mando e informes de gestión para el seguimiento de la actividad de compras, con indicadores como gastos por categoría, proveedores, donantes, estado de los procesos y tiempos medios de gestión.
“Esta arquitectura ha permitido a Oxfam disponer de una plataforma única, cloud y escalable, alineada con su ecosistema Microsoft 365, que centraliza la información, automatiza procesos críticos y ofrece una visión global y en tiempo real de la gestión de compras en país.”
Beneficios
La implantación de la plataforma ha supuesto un avance significativo en la forma en que Oxfam gestiona las compras en país.
La organización dispone ahora de un sistema centralizado, homogéneo y accesible, que sustituye a los procesos manuales y dispersos y mejora la experiencia de los equipos locales y del equipo de soporte en España.
La automatización de flujos de aprobación y la trazabilidad completa de cada expediente han reducido la carga administrativa, minimizado errores y reforzado el control y la transparencia exigidos en auditorías internas y externas. La disponibilidad de información en tiempo real ha permitido mejorar el seguimiento de las compras y optimizar los tiempos de gestión.
Más allá de la eficiencia operativa, el proyecto ha contribuido a reforzar la capacidad de Oxfam para gestionar sus recursos de forma responsable y alineada con su misión, dotando a los equipos de una herramienta digital sencilla, robusta y adaptada a la complejidad de su operativa internacional.
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